Правительство Алтайского края

Внедрение системы «ДЕЛО» в Администрации Алтайского края.

 

Современный подход к управлению: автоматизация работы

с документами в администрации Алтайского края

Обзор проекта

Внедрение системы электрон­ного доку­ментооборота «ДЕЛО» в администрации Ал­тайского края ведётся с конца 2001 года. К настоящему времени создан базовый фраг­мент, обеспечи­вающий автоматиза­цию основных де­лопроиз­водственных функций таких подразде­лений, как управление документационного обеспече­ния и контроля, приём­ные Главы ад­министра­ции края и его заместителей, государ­ственно-правовой комитет, Главное управле­ние эконо­мики и ин­вестиций, Главное управле­ние сель­ского хозяй­ства, администра­ция Ал­тайского района Ал­тайского края.

Система «ДЕЛО» рассматривается руко­водством края не только как средство авто­матизации работы с документами – основной составляющей управлен­ческой деятельности. Предполагается, что все региональные и муни­ципальные органы власти будут работать с документами по одним и тем же правилам, с использованием одних и тех же информацион­ных и документационных техно­логий.

Ситуация

Используемая с 1994 года в администрации Алтайского края система, разработанная на FoxPro по файл-серверной технологии и предназначенная для автоматизации основных делопроизводственных функций, морально устарела, вследствие чего не могла быть принята в качестве базовой как в масштабах самой администрации, так и в масштабах региона в целом.

Основные проблемы были связаны с невозможностью организации эффективной одновременной работы с документами большого числа пользователей. При эксплуатации системы возникали очевидные сбои: зависание компьютеров, потеря регистрационных карточек, замещение части введённой в карточки информации данными из других источников. Для персонала администрации стали неприемлемыми ограничения в работе системы:

- сложность прикрепления к регистрационным карточкам электронных копий документов в форматах Word, Excel и других;

- не отвечающая сегодняшним реалиям система защиты информации;

- невозможность организации взаимодействия системы делопроизводства с почтовыми системами для приёма и отправки контрольных карточек, резолюций и самих документов;

- отсутствие механизмов, предусматривающих сохранность данных при сбоях в работе локальной вычислительной сети (ЛВС);

- неудовлетворительным образом организованное разграничение прав доступа пользователей к задачам и функциям системы, отсутствие протоколирования работы пользователей.

Было признано, что совершенствование данного продукта и перевод его на работу с современной системой управления базами данных (СУБД) и последующее устранение всех выявленных недостатков, а также реализация новых требований повлечёт за собой значительные затраты трудовых ресурсов и времени, что экономически нецелесообразно.

Решение

Руководством администрации Алтай­ского края было принято решение о целе­сообразности перехода на программное обеспечение (ПО) автоматизации делопроизводства и электронного доку­ментооборота, реализованное на основе новейших промышленных технологий.

По результатам сравнительного анализа программных продуктов, представлен­ных на отечест­венном IT-рынке, была вы­брана система «ДЕЛО», удовлетворяющая всем требованиям специалистов админист­рации как по своему функционалу, так и по стоимости. Важнейшими факторами, по­влияв­шими на данный выбор, стали воз­мож­ность по­строения на основе ПО «ДЕЛО» распреде­лённой системы доку­ментообо­рота, учи­тывающей сложив­шуюся в российских уч­реждениях дело­производственную прак­тику, солидный перечень успеш­ных про­ектов, выполнен­ных на базе ПО «ДЕЛО», а также квали­фицированная тех­ническая под­держка продукта местным представите­лем разра­ботчика – барнаульской компа­нией «Корпоративные системы». Именно «Корпоративные системы» были определены и в качестве исполнителя проекта.

Программные продукты и техно­логии, использо­ванные в проекте

- Системы «ДЕЛО» и «ДЕЛО-WEB», под­система «АРХИВНОЕ ДЕЛО», опции «Поточное сканирование», «ЭЦП и шифрование» компании ЭОС;

- операционная система Microsoft Windows 2000 Server;

- система управления базами данных Microsoft SQL Server.

Электронный документооборот как средство эффективного управления

В. В. Деревнин, заместитель начальника Главного управления экономики и инвестиций администрации Алтайского края, начальник управления информационных технологий в экономике.

«Деятельность любой организации, так или иначе, связана с документами. Документы всё более становятся источником, инструментом и результатом этой деятельности. В условиях ежегодно увеличивающегося объёма документов, циркулирующих в организациях, причастности значительного числа специалистов к подготовке и принятию управленческих решений и, вместе с тем, в связи с необходимостью учёта каждого документа и обеспечения надлежащего контроля его прохождения и исполнения не представляется возможным обойтись без автоматизации этой консервативной сферы человеческой деятельности.

Всё это приобретает особую актуальность в настоящее время, когда действует Федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002 – 2010 годы)», предусматривающая не просто решение задач по автоматизации сложившейся в органах власти Российской Федерации практики работы с документами, но и реализацию электронного документооборота. Так, к 2010 году долю внутриведомственного электронного документооборота предполагается довести до 65 %, межведомственного – до 40. Именно с электронным документооборотом многие специалисты связывают сегодня свои надежды на повышение эффективности деятельности органов власти, объективности принимаемых ими решений.

Полнофункциональная система электронного документооборота, помимо автоматизации основных делопроизводственных функций, предполагает также обеспечение процесса работы с проектами документов, ведение архива, полный учёт движения оригиналов и копий документов, перевод в электронный вид бумажных документов, развитие алгоритмов Web-доступа, совершенствование средств подготовки аналитических и статистических отчётов, создание условий, гарантирующих защищённость и достоверность информации. Все эти проблемы постоянно находятся в нашем поле зрения».

Участники проекта

Администрация Алтайского края

В соответствии с законом Алтайского края № 17-ЗС от 15 марта 2002 г. «Об администрации Алтайского края» администрация Алтайского края является высшим исполнительным органом государственной власти региона.

Администрация с подразделениями без образования юридического лица располагается в отдельном здании. Здесь же размещены Алтайский краевой Совет народных депутатов, Избирательная комиссия Алтайского края.

 shema

Рис. 1. Структура администрации Алтайского края.

Локальные вычислительные сети всех организаций в здании администрации имеют точки шлюзования. Для выхода в Интернет используется отдельный контур сети и общий Интернет-класс. По выделенным каналам связи ЛВС администрации объединена с ЛВС Главного управления экономики и инвестиций администрации края, Территориальным органом федеральной службы государственной статистики по Алтайскому краю, Главным управлением МЧС России по Алтайскому краю, Центром специальной связи и информации Федеральной службы охраны России.

Подразделения администрации края с образованием юридического лица находятся на разном удалении от основного здания и имеют доступ к ЛВС администрации по коммутируемым линиям. Обмен информацией с администрациями городов и районов осуществляется по каналам связи Государственной автоматизированной системы «Выборы».

Ежегодно в краевой администрации имеют хождение порядка 25 тысяч документов. Специфика деятельности администрации предполагает регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции (в том числе всех видов обращений граждан) и ведение многоуровневого контроля исполнения документов.

Глава администрации Алтайского края – Карлин Александр Богданович.

Контактные данные

Адрес: 656035, г. Барнаул, проспект Ленина, 59

Тел.: (3852) 36-38-05

E-mail: gubernator@alregn.ru

Компания «Корпоративные системы»

Компания «Корпоративные системы» была основана в 1999 году.

Основные идеи бизнеса компании заключаются в создании информационных и телекоммуни­кационных систем повышенной сложности и надёжности, работе в корпоративном и операторском сегментах рынка, организации тесного взаимодействия с предприятиями-заказчиками на всех эта­пах жизни информационных систем.

Деятельность компании непосредственно связана с такими направлениями IT-сферы, как:

  • инженерные системы и сети масштаба предприятия;
  • системное программное обеспечение;
  • корпоративные системы документооборота;
  • телекоммуникационная инфраструктура крупных промышленных предприятий и операто­ров связи;
  • сетевое и компьютерное оборудование; 
  • системы телефонной связи; 
  • системы бесперебойного питания.

«Корпоративные системы» имеют партнёрские статусы фирм Microsoft, Novell, Symantec, ЭОС, Hewlett-Packard, Molex, Cisco, Kraftway и других мировых лидеров IT-индустрии.

Среди клиентов компании: Главное управление ЦБ РФ по Алтайскому краю, Пенсионный фонд России и ГУ ОПФР-ЕПС по Алтайскому краю, Пенсионный фонд России и ГУ ОПФР-ЕПС по Республике Алтай, ОАО «Западно-сибирский металлургический комбинат», ОАО «Кузнецкий металлургический комбинат», администрация Алтайского края, администрация г. Барнаула, Правительство Республики Алтай, Правительство Республики Хакасия, ОАО «Алтайтелеком», ОАО «Кондитерская фирма «Алтай»/Nestle», ОАО «Новокузнецкий завод резервуарных металлоконструкций», ОАО «Новокузнецкий алюминиевый завод».

Проекты «Корпоративных систем» в сфере автоматизации делопроизводства и документообо­рота: администрация Алтайского края, Правительство Республики Алтай, Правительство Респуб­лики Хакасия, администрация г. Барнаула, «Новокузнецкий алюминиевый завод», «Кемеровская Мобильная Связь», АКБ «Банк Левобережный» и многие другие.

Генеральный директор компании «Корпоративные системы» – Игорь Анатольевич Бубуненко.

Осуществление проекта

Основные требования к создаваемой системе

Первые шаги по реализации проекта были сделаны ещё в 2001 году. Тогда же были определены и основные требования к создаваемой системе, среди них:

  • масштабируемость (система первоначально может быть введена в действие на одном рабочем месте, а в дальнейшем распространена на неограниченное число мест);
  • корпоративность (предполагает обеспечение «прозрачного» доступа пользователей к документам, зарегистрированным в системе);
  • управляемость (система не требует коренной переналадки при структурной реорганизации учреждения);
  • открытость (характеризуется наличием в системе интерфейсов прикладного программирования, предназначенных для самостоятельного создания заказчиком приложений, а также организации обмена данными с другими системами);
  • защищённость (обеспечивается предоставлением пользователям ранжированного доступа к базам данных, применением средств шифрования и электронно-цифровой подписи);
  • телекоммуникационность (предполагает организацию удалённого доступа пользователей к информации через телекоммуникационные сети, а также через Internet/Intranet);
  • поддержка электронного документооборота, осуществляемого территориально-удалёнными органами, средствами электронной почты, встроенной в систему.

Хронология выполнения проекта
  • Декабрь 2001 г. – подведение итогов конкурса по выбору исполнителя на поставку и внедрение системы автоматизированного документооборота на основе ПО «ДЕЛО» в администрации Алтайского края. Победителем признана компания «Корпоративные системы» (г. Барнаул);
  • январь-февраль 2002 г. – проведение обследования, передача исполнителю материалов о документообороте, сложившемся в Главном управлении экономики и инвестиций (ГУЭИ), установка ПО «ДЕЛО»;
  • апрель-май 2002 г. – согласование настроек системы и технологической документации, заполнение справочников, проведение обучения системного администратора, технолога, пользователей;
  • июнь 2002 г. – запуск в эксплуатацию системы «ДЕЛО» в ГУЭИ, проведение авторского надзора в режиме эксплуатации.
  • август-сентябрь 2002 г. – проведение обследования, передача исполнителю материалов о документообороте, сложившемся в администрации края, установка ПО «ДЕЛО»;
  • октябрь 2002 г. – согласование настроек системы и технологической документации, заполнение справочников, обучение пользователей;
  • ноябрь 2002 г. – запуск в эксплуатацию системы «ДЕЛО» в аппарате администрации (канцелярия, протокольный сектор, сектор работы с обращениями граждан, приёмная Главы администрации края, приёмные заместителей Главы администрации края), проведение авторского надзора в режиме эксплуатации;
  • декабрь 2002 г. – запуск в эксплуатацию системы «ДЕЛО» в администрации Алтайского района Алтайского края на 2 рабочих местах, разработка специфических печатных форм;
  • январь 2003 г. – внедрение системы в краевом Совете народных депутатов на 2 рабочих местах (приёмная председателя и протокольный сектор), внедрение системы резервного копирования данных;
  • февраль-апрель 2003 г. – включение в систему документооборота государственно-правового комитета, комитета по финансам, налоговой и кредитной политике, предоставление Web-доступа к системе подразделениям администрации края;
  • май 2003 г. – организация в ГУЭИ регистрации документов, получаемых по электронной почте из системы документооборота администрации края;
  • декабрь 2004 г. – расширение системы по количеству рабочих мест в администрации края и её структурных подразделениях (по состоянию на 1 января 2005 года всего приобретено 92 места системы «ДЕЛО», в том числе 26 мест Web-подсистемы);
  • январь-февраль 2005 г. – внедрение системы «ДЕЛО» в комитете по образованию, управлении архивного дела, лицензионной палате, департаменте внешнеэкономической деятельности; внедрение в администрации края подсистемы «АРХИВНОЕ ДЕЛО», опций «Поточное сканирование», «ЭЦП и шифрование».

Нормативно-правовое обеспечение работ

Основой нормативно-правового обеспечения работ по созданию системы электронного документооборота администрации Алтайского края стали следующие документы:

1. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-97;

2. Положение об общем отделе и управлении делами администрации Алтайского края;

3. Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Алтайского края (Распоряжение администрации края № 1-р от 05.01.2000 г.);

4. О распределении обязанностей между Главой администрации Алтайского края и его заместителями (Постановление администрации Алтайского края № 14 от 15.01.2002 г.);

5. О регламенте администрации Алтайского края (Постановление администрации Алтайского края № 520 от 14.02.2001 г.);

6. Модели должностей специалиста 1 категории канцелярии общего отдела, ведущего специалиста сектора по рассмотрению обращений граждан общего отдела, ведущего специалиста протокольного сектора общего отдела администрации Алтайского края.

Функциональный состав системы

В состав системы электронного документооборота администрации Алтайского края входят

1) аппаратный комплекс:

  • сервер баз данных;
  • персональные компьютеры (ПК), объединённые в корпоративную сеть;
  • коммуникационные средства для подключения пользователей к системе «ДЕЛО»;

2) комплекс системных программных средств:

  • операционная система сервера БД (Windows 2000 Server);
  • операционная система файл-сервера (Novell NetWare);
  • операционная система ПК (Windows 98 SE, NT, 2000);
  • почтовый сервер (Novell GroupWise)
  • реляционная СУБД (SQL Server 2000);
  • система подготовки отчётов (Microsoft Office, Microsoft Visual Basic, Power Builder);
  • системные программные средства для обеспечения подключения и обмена данными по промышленным протоколам передачи данных (встроенный Web-сервер делопроизводства на базе Microsoft Internet Information Server, встроенные системы обмена документами по электронной почте с использованием GroupWise и т. п.);

3) комплекс прикладных программных средств системы «ДЕЛО».

Комплекс реализован как многопользовательская интегрированная система, функционирующая в архитектуре «клиент-сервер» на базе мощной реляционной СУБД, осуществляющей обработку данных, контроль их целостности, защиту от несанкционированного доступа, масштабируемость. Совокупность взаимосвязанных программных модулей обеспечивает каждому пользователю полнофункциональный режим работы с многоуровневым разделением прав доступа.

Развёртывание системы

На основе данных, полученных при обследовании документооборота, специалистами компании «Корпоративные системы» был подготовлен комплект технологической документации по внедрению системы «ДЕЛО» в администрации Алтайского края.

Было решено, что для небольших подразделений достаточно иметь однопользовательский вариант системы «ДЕЛО» («ДЕЛО-Секретарь») со встроенной СУБД, для подразделений же с чис­лом пользователей свыше 2 человек, целесообразно применение системы «ДЕЛО-ПРЕДПРИ­ЯТИЕ» и мощного сервера управления базами данных Microsoft SQL Server.

Для развёртывания системы была образована рабочая группа в составе сотрудников отдела автоматизации деловых процессов компании «Корпоративные системы», управления информационных технологий и общего отдела администра­ции Алтайского края.

Рабочей группой были выполнены такие мероприятия, как установка комплексов системных и прикладных программных средств, настройка необходимых подсистем, справочников и рубрика­торов, создание статистических и аналитических отчётов, шаблонов печатных форм, обучение со­трудников администрации края работе в системе «ДЕЛО». Попутно решались и вопросы компью­терного, телекоммуникационного оснащения.

К началу 2003 года система «ДЕЛО» введена в эксплуатацию в общем отделе, приёмных Главы края и его заместителей, государственно-правовом комитете, Главном управлении эконо­мики и инвестиций, Главном управление сельского хозяйства, администрации Алтайского района Алтайского края.

А. Н. Степанов, начальник управления документационного обеспечения и контроля адми­нистрации Алтайского края.

«Всё познаётся в сравнении. Если старое программное обеспечение, которое использовалось для автомати­зации работы с документами, устраивало нас по своим параметрам, что называется, с серьёзными оговорками, то с внедрением системы «ДЕЛО» мы получили в распоряжение действительно мощ­ный инструмент управления документами, причём с набором функционала «на вырост».

Мы смогли в полной мере задействовать возможности компьютерной сети, а также получить единую систему документооборота и единую базу данных документов краевой администрации, включая документы сектора по работе с об­ращениями граждан.

Используя систему «ДЕЛО», мы знаем, где в настоящий момент находится тот или иной доку­мент, кто конкретно с ним работает, какие решения, резолюции по нему приняты, контролируем все стадии исполнения. Работа специалистов администрации становится «прозрачной».

Развитый механизм поиска позволяет нам найти требуемый документ по любому известному параметру, по любому текстовому фрагменту – с учётом синтаксических и морфологических осо­бенностей русского языка.

Специалистам управления стало значительно проще готовить тематическую, статистическую и аналитическую отчётность. Повысилось и само качество отчётов: оно не сопоставимо с тем, ка­кое мы имели при старом программном обеспечении. Теперь это всегда полноценный хорошо оформленный документ. Кроме того, необходимые нам отчётные формы старой программы пере­несены в систему «ДЕЛО».

Нам представляется очень важным использование функции системы «ДЕЛО», обеспечиваю­щей возможность прикрепления файлов к регистрационной карточке документа. Развитием данного направления проекта стало приобретение в конце 2004 года высокопроиз­водительного сканера и подсистемы «Поточное сканирование». Теперь наша цель по скорейшему наполнению базы нормативно-правовых актов, организации их рассылки в органы местного самоуправления и публикации на сайте органов государственной власти Алтайского края представляется как никогда реальной.

В целом система «ДЕЛО» предоставляет нам широкие возможности для наилучшей организации документооборота администрации края, позволяя при этом рационально использо­вать как современную технику, так и специалистов».

В результате проведённых работ в администрации Алтайского края создан базовый фрагмент системы электронного документооборота, который обеспечивает автоматизацию следующих делопроизводственных функций:

  • централизованная, децентрализованная или смешанная регистрация всей входящей корреспонденции (включая письма и обращения граждан);
  • регистрация всей исходящей корреспонденции и внутренних документов;
  • автоматическая отправка уведомлений корреспондентам о регистрации документов;
  • списание документов в дело в соответствии с принятой номенклатурой дел;
  • учёт и контроль движения и исполнения документов;
  • поиск документов по любому набору реквизитов РК, а также полнотекстовый поиск;
  • получение статистических и аналитических отчётов по документообороту;
  • работа с взаимосвязанными документами;
  • Web-доступ к информации о документах и самим документам;
  • разграничение прав доступа пользователей к задачам и функциям системы;
  • доступ к данным через стандартный API-интерфейс;
  • отправка исходящей корреспонденции средствами встроенной в систему электронной почты.

Дальнейшие мероприятия по расширению системы взяли на себя специалисты управления информационных технологий в экономике Главного управления экономики и инвестиций админи­страции Алтайского края.

В итоге по состоянию на 1 января 2005 года в администрации функционирует 92 рабочих места системы «ДЕЛО».

 shema1

 Рис. 2. Структурная схема системы электронного документооборота администрации Алтайского края.

 

Из отзыва о работе системы «ДЕЛО», подготовленного сотрудниками управления доку­ментационного обеспечения и контроля администрации Алтайского края – ведущим специа­листом О. И. Шаталовой и консультантом Л. А. Куриловой.

«Возникшее на первых порах негативное отношение пользователей к новому программному продукту, связан­ное с изменением приёмов работы, было быстро преодолено, и в дальнейшем сотрудники управления по достоинству оце­нили возможности системы.

Самое важное – это то, что «ДЕЛО» даёт возможность опера­тивно работать с любыми видами до­кументов. Сущест­венно упростились процедуры поиска. Система освобо­дила сотрудников отдела от традиционной журнальной регистрации, позволила безболезненно выдержать всё увеличивающийся поток документов и обеспечила доступ к документам всем заин­тересованным специалистам.

К важнейшим характеристикам системы «ДЕЛО» также относятся:

  • возможность объединить доку­ментообо­рот аппарата админи­страции края и всех её струк­турных подразделе­ний;
  • реализация в системе процедур многоуровневого контроля исполнения документа;
  • развитый инструментарий для проведения анализа документооборота;
  • возможность организации взаимосвязи документов;
  • автоматизация процесса прикрепления электронных об­разов документов к регистрационным карточкам за счёт использования опции поточного сканирования;
  • реализация работы с проектами документов;
  • наличие функции протоколирования работы пользователей.

В целом система «ДЕЛО» – это качественный продукт, отвечающий самым высо­ким требованиям в части документационного обеспечения управления».

Особенности проекта

003

 

 

А. В. Балабанов, руководитель отдела автоматизации деловых процессов компании «Корпоративные системы».

 

«Проект уже на первом этапе реализации был достаточно интересным в технологическом плане. Нашей компании предстояло внедрить систему «ДЕЛО» (40 рабочих мест) сразу на трёх площадках, это:

  •  аппарат администрации;
  •  Главное управление экономики и инвестиций;
  •  администрация Алтайского района Алтайского края.

В аппарате и Главном управлении экономики и инвестиций администрации Алтайского края силами специалистов нашей компании было проведено полное обследование сложившегося до­ку­ментооборота и практики работы с документами. Результатом этого обследования стал ком­плект нормативных и методических материалов, определяющих технологию ведения докумен­тооборота с использованием автоматизированной системы.

На примере взаимодействия именно этих двух подразделений (а в них были установлены от­дельные экземпляры системы «ДЕЛО») была апробирована схема обмена электронными до­кумен­тами, принятая впоследствии за основу для администрации края в целом. Главные наши усилия и внимание были направлены на отработку оптимальной технологии автомати­зирован­ного докумен­тооборота и создание такой системы, которую можно было бы легко и бы­стро масштабировать.

С внедрением системы «ДЕЛО» мы столкнулись и с психологическими моментами, что вполне объяснимо при переходе на принципиально иную, чем прежде, систему автоматизации делопроиз­водства и документооборота. Новые возможности, новый интерфейс, новые термины, новые приёмы организации работы персонала – всё это, в первую очередь, почувствовали на себе со­трудники канцелярии, которым по долгу службы больше других приходилось иметь дело с прежним программным продуктом. Однако многие моменты такого рода были преодолены уже через пару недель использования канцелярией системы «ДЕЛО». Сказалась и помощь спе­циалистов нашей компании, которые оперативно отвечали на все вопросы, возникающие у со­трудников канцелярии, знакомили их с возможностями системы, предлагали наиболее эффек­тивные приёмы, разъясняли особенности того или иного доступного пользователям инструмен­тария, вносили необходимые изменения в системные настройки.

Важную роль в успешной реализации проекта сыграла также чёткая и слаженная работа комитета по информатизации администрации края. Многие текущие проблемы мы смогли решить быстро и качественно именно благодаря взаимопониманию, достигнутому нами с руководством и специалистами данного комитета, благодаря единому видению целей и задач внедрения системы электронного документооборота».

К единой системе электронного документооборота органов государственной власти и органов местного самоуправления Алтайского края

В. А. Яковенко, заместитель Генерального директора компании «Электронные Офисные Системы».

«Алтайский край – это один из первых регионов нашей страны, в котором система «ДЕЛО» принята в качестве базовой для документационного обеспечения деятельности всех структур власти регионального и муниципального уровней. Аналогичный выбор в разное время был сделан и другими субъектами Российской Федерации, среди которых республики Башкортостан, Мордовия, Саха (Якутия), Алтай, а также Московская, Архангельская, Брянская, Калининградская и Липецкая области.

Мероприятия по автоматизации процесса управления не являются самоцелью для властных структур края, а направлены, прежде всего, на решение насущных социально-экономических про­блем его жителей.

В настоящее время в органах государственной власти и органах местного самоуправления Алтайского края установлено свыше 100 рабочих мест системы «ДЕЛО».

Широкое распространение получила система «ДЕЛО» и в ряде других предприятий и орга­низаций, в числе которых: Главное управление Центрального банка Российской Федерации по Алтайскому краю и иные территориальные подразделения Банка России, органы Государственной автоматизированной системы «Выборы», подразделения Госнаркоконтроля России, филиал Банка «Возрождение» в Барнауле, Алтайский государст­венный университет, Управление ГО и ЧС Барнаула, ОАО «Алтайдизель», МУП «Барнауль­ский водоканал», санаторий «Алтай-West». В общей сложности программные продукты компании ЭОС применяются более чем на 400 рабочих местах административного и делопроизводственного персонала предприятий и организаций региона.

Сегодня в Алтайском крае сложилась уникальная ситуация как для построения единой системы электронного документооборота органов государственной власти и органов местного самоуправления, так и для её последующего поэтапного вхождения в систему электронного документооборота национального масштаба, создаваемую в рамках Федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002 – 2010 годы)». Весьма интересной представляется и задача по подключению к единой автоматизированной системе Алтайского края хозяйствующих субъектов, действующих на территории региона».

28 июня 2004 года была утверждена Концепция развития системы электронного документо­оборота администрации Алтайского края, предусматривающая:

  • расширение системы за счёт увеличения числа рабочих мест;
  • включение в электронный документооборот удалённых структурных подразделений админист­рации края (на основе объединения сетей и использования Web-доступа);
  • автоматизацию внутреннего документооборота во всех подразделениях администрации края, администрациях муниципальных образований;
  • внедрение безбумажного документооборота для внутренних документов администрации края;
  • сопряжение системы документооборота с информационно-сервисным порталом органов вла­сти Алтайского края (для предоставления доступа к документам широким слоям населения).

В соответствии с Концепцией было дополнительно закуплено программное обеспечение систем «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ» (21 рабочее место) и «ДЕЛО-СЕКРЕТАРЬ» (3 места), а также подсистемы «ДЕЛО-WEB» (26 мест). Новые комплекты ПО предназначены для внедрения в аппарате администрации, комитетах по образованию, здравоохранению, управлении архивного дела, Главном управлении экономики и инвестиций. Помимо этого, было приобретено ПО подсистемы «АРХИВНОЕ ДЕЛО», а также опции «Поточное сканирование». Участок поточного сканирования будет организован в аппарате администрации края для обработки входящей корреспонденции.

В ближайших планах – освоение технологии безбумажного обмена документами между удалёнными подразделениями. Предполагается, что такой обмен документами будет вестись с применением ЭЦП. Для этих целей было закуплено 3 комплекта опции «ЭЦП и шифрование». Юридическая значимость документов будет гарантирована применением ключей и сертификатов ЭЦП, полученных в «Удостоверяющем центре ekey.ru». Реализация этого процесса стала возможной благодаря открытию на базе компании «Корпоративные системы» «Регистрационного центра ekey.ru».

Технологические разработки, апробированные в администрации Алтайского края, позволяют в кратчайшие сроки включать в контур единой системы электронного документооборота не только подразделения администрации, но и органы городского самоуправления, муници­пальные образования, хозяйствующие субъекты региона. Подобная интеграция в значительной степени решается органи­зационным образом, поскольку система «ДЕЛО» давно и успешно применяется в администрациях городов и районов Барнаула, Камень-на-Оби, Заринска и Славгорода, запланировано внедрение системы ещё в ряде горо­дов края.

 

Андрей Шашков, Андрей Балабанов, Сергей Миев

 

Март 2005 года