Кемеровская Мобильная Связь (КМС), оператор сети .TELE2.

 Система электронного документооборота «Кемеровской Мобильной Связи»

 

Обзор проекта

Участники

Заказчик:

- ЗАО «Кемеровская Мобильная Связь» (ЗАО КМС или КМС).

Исполнитель:

- компания «Корпоративные системы» (г. Барнаул).

Ситуация

В начале 2001 года руководством «Ке­меровской Мобильной Связи» была при­знана целесообразность раз­работки и вне­дрения системы многоуров­невого авто­ма­тизиро­ванного документо­оборота для го­ловного офиса предприятия в г. Кемерово и его филиала в г. Но­во­кузнецк. Техноло­гия, положен­ная в ос­нову такой системы, должна в пол­ной мере учитывать сложив­шуюся схему до­кументопотоков и приня­тые в КМС правила работы с доку­мен­тами.

Программным обеспечением системы автоматизированного документо­оборота следовало оснастить рабочие места всех должностных лиц предприятия.

И, самое важное, в результате внедре­ния системы предстояло обеспечить ус­ло­вия, дающие возможность для по­этапного перехода КМС на внутренний без­бу­маж­ный документооборот.

Решение

Из состава ведущих специалистов «Ке­меровской Мобильной Связи» была соз­дана рабочая группа, которой было пору­чено провести выбор базовой системы автоматиза­ции делопроизводства и электронного до­кументооборота.

В результате сравнительного анализа функциональных воз­можностей систем «1С: Архив», Optima Workflow, «ДЕЛО» и ряда других отечест­венных и зарубежных разработок выбор был сделан в пользу системы «ДЕЛО» мо­сковской компании ЭОС. Внедрение сис­темы в структурных подразделениях КМС было поручено региональному партнёру ЭОС – барнаульской компании «Корпора­тивные системы».

Программные продукты и техно­ло­гии, использо­ван­ные в проекте:

  • система «ДЕЛО» компании ЭОС;
    • операционная система MS Windows Server;
      • система управления базами данных MS SQL Server.

      К совершенствованию методов и принципов управления предприятием

      В. А. Игнатьев, генеральный директор компании «Кемеровская Мобильная Связь».

      «Создание системы электронного документооборота в структурных подразделениях и филиалах «Кемеровской Мобильной Связи» – вполне естественный для компании процесс, гармонично вписывающийся в общую концепцию её развития.

      Наше предприятие с момента основания стремилось к лидерству в сфере своего бизнеса, а именно – к увеличению доли присутствия на рынке сотовой связи региона. Быть лидерами в условиях жёсткой конкурентной борьбы на рынке, где, помимо нас, работают ведущие российские операторы, поставщики подобных услуг, – непростая задача. Это требует от руководства КМС незамедлительного и точного реагирования на все прогрессивные течения и тенденции, постоянной поддержки высокой корпоративной культуры ведения бизнеса, а также современного уровня организации процессов производства и управления. «Кемеровская Мобильная Связь» не только провозглашает серьёзные цели и задачи, но и внедряет в сознание потребителей услуг, партнёров, жителей Кемеровской области положения о необходимости и, вместе с тем, возможности принятия и всестороннего развития деловых отношений нового уровня. А значит, мы сами должны на практике совершенствовать методы и принципы управления предприятием, в полной мере учитывать как диалектически сложившиеся в России и мире традиции, так и современное состояние, а также динамику развития информационно-коммуникационных технологий.

      Важнейшей составляющей в процессе совершенствования методов и принципов управления для любой компании является организация документационного обеспечения её деятельности, упорядочение документооборота и сопутствующих ему информационных потоков. Автоматизировать именно эту составляющую призвана реализованная на основе программного продукта «ДЕЛО» система электронного документооборота «Кемеровской Мобильной Связи».

      Решение о внедрении в КМС системы «ДЕЛО» вполне вписывается в рамки Федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002 – 2010 годы). Следовательно, у нас есть все основания полагать, что в недалёком будущем система электронного документооборота «Кемеровской Мобильной Связи» станет звеном в глобальной системе делопроизводства всей Кемеровской области, в соответствии с нуждами и интересами которой мы позиционируем свою деятельность.

      Как показывает накопленный нами опыт, применение системы электронного документооборота значительно расширяет возможности руководства по управлению предприятием, делает процесс управления эффективным, логически обоснованным, понятным и предсказуемым, исключает вероятность возникновения на предприятии какого-либо хаоса и неразберихи. Кроме того, упрощаются процедуры подготовки документов и принятия по ним решений. Персоналу, имеющему дело с документами, доступны разнообразные информационные массивы данных, позволяющие безотлагательно поднять всю историю работы с каждым документом, получить разнообразные справочные сведения, сформировать необходимые отчётные формы. Оперативное же доведение документов до соответствующих служб и конкретных должностных лиц – разумеется, в строгом соответствии с предписанной маршрутизацией и правами доступа сотрудников к информации – существенным образом сказывается на улучшении взаимодействия структурных подразделений компании между собой и с партнёрами. Руководство при этом получает возможность вести контроль исполнения документов, на какой бы стадии ни находились данные документы в текущий момент времени.

      Всё это самым непосредственным образом сказывается на повышении конкурентоспособности «Кемеровской Мобильной Связи» и успешном выполнении компанией своей основной миссии: на простых и понятных условиях предоставлять гражданам Кемеровской области телекоммуникационные услуги, обеспечивая при этом высокое качество обслуживания и минимальный уровень цен».

      Участники проекта

      Компания «Кемеровская Мобильная Связь»

      Закрытое акционерное общество «Кемеровская Мобильная Связь» (ЗАО «Кемеровская Мобильная Связь», ЗАО КМС или КМС) создано в 1996 году. В 2001 году активы ЗАО КМС приобретены ведущим панъевропейским телекоммуникационным холдингом «TEЛE2», в результате чего КМС вошла в его состав, а абоненты компании присоединились к сообществу почти 25 миллионов клиентов «TEЛE2» в 24 странах мира.

      Основная сфера деятельности КМС – это предоставление услуг сотовой связи стандарта GSM.

      В июле 2001 года компания получила лицензию на предоставление услуг мобильной связи в стандарте GSM-1800. 12 июля 2003 года сеть сотовой связи Tele2 GSM начала работу в двух крупнейших городах Кемеровской области – Кемерово и Новокузнецк. На сегодняшний день сеть Tele2 GSM в Кузбассе включает в себя 10 городов Кемеровской области (Кемерово, Новокузнецк, Топки, Ленинск-Кузнецкий, Белово, Прокопьевск, Осинники, Киселёвск, Мыски, Междуреченск), а также посёлок Кедровка. До конца 2004 года планируются запуски сети в городах Юрга, Гурьевск, Анжеро-Судженск, Мариинск, Тайга, Калтан, Таштагол, посёлке Шерегеш.

      Благодаря предоставляемой на выгодных условиях услуге роуминга абоненты ЗАО КМС пользуются сотовой связью на всей территории России, в странах СНГ и дальнего зарубежья.

      «Кемеровская Мобильная Связь» является членом Ассоциации российских операторов сетей GSM.

      Качественная работа с клиентами, постоянное внимание к проблемам потребителей услуг определяют финансовое состояние компании и благосостояние каждого сотрудника.

      Генеральный директор компании «Кемеровская Мобильная Связь» – Валерий Александрович Игнатьев.

      Контактная информация

      ЗАО «Кемеровская Мобильная Связь»

      Адрес: Россия, г. Кемерово, 650099, ул. Демьяна Бедного, 2 этаж

      Тел/факс: (384-2) 36-22-10

      E-mail: kmc@kmc.ru

      Сайт: http://www.kmc.ru

      Новокузнецкий филиал ЗАО «Кемеровская Мобильная Связь»

      Адрес: Россия, г. Новокузнецк, 654007, ул. Орджоникидзе, 35, 2 этаж

      Тел/факс: (384-3) 45-26-02

      E-mail: nfkmc@kmc.ru

      Сайт: http://www.kmc.ru

      Компания «Корпоративные системы»

      Компания «Корпоративные системы» была основана в 1999 году.

      Основные идеи бизнеса компании заключаются в создании информационных и телекоммуни­кационных систем повышенной сложности и надёжности, работе в корпоративном и операторском сегментах рынка, организации тесного взаимодействия с предприятиями-заказчиками на всех эта­пах жизни информационных систем.

      Деятельность компании непосредственно связана с такими направлениями IT-сферы, как:

      • инженерные системы и сети масштаба предприятия;
      • системное программное обеспечение (ПО);
      • корпоративные системы документооборота;
      • телекоммуникационная инфраструктура крупных промышленных предприятий и операто­ров связи;
      • сетевое и компьютерное оборудование;
      • системы телефонной связи;
      • системы бесперебойного питания.

      «Корпоративные системы» имеют партнёрские статусы фирм Microsoft, Novell, Symantec, ЭОС, Hewlett-Packard, Molex, Cisco, Kraftway и других мировых лидеров IT-индустрии.

      Среди клиентов компании: Главное управление ЦБ РФ по Алтайскому краю, Пенсионный фонд России и ГУ ОПФР-ЕПС по Алтайскому краю, Пенсионный фонд России и ГУ ОПФР-ЕПС по Республике Алтай, ОАО «Западно-сибирский металлургический комбинат», ОАО «Кузнецкий металлургический комбинат», Администрация Алтайского края, Администрация г. Барнаула, Правительство Республики Алтай, Правительство Республики Хакасия, ОАО «Алтайтелеком», ОАО «Кондитерская фирма «Алтай»/Nestle», ОАО «Новокузнецкий завод резервуарных металлоконструкций», ОАО «Новокузнецкий алюминиевый завод».

      Проекты «Корпоративных систем» в сфере автоматизации делопроизводства и документообо­рота: Администрация Алтайского края, Правительство Республики Алтай, Правительство Респуб­лики Хакасия, Администрация г. Барнаула, «Новокузнецкий алюминиевый завод», «Кемеровская Мобильная Связь», АКБ «Банк Левобережный» и многие другие.

      Генеральный директор компании «Корпоративные системы» – Игорь Анатольевич Бубуненко.

      В. Э. Баласанян, Генеральный директор компании «Электронные Офисные Системы».balasayan«Корпоративные системы» являются региональным представителем ЭОС. Этот высокий партнёрский статус означает, что компания имеет право не только осуществлять поставку наших систем, но и оказывать пол­ный комплекс услуг по вводу их в эксплуатацию и сопровождению, а также создав

      ать собственную партнёрскую сеть. «Корпоративные системы» всем этим спектром прав весьма успешно пользуются. Скажу больше, приход ЭОС в Республику Алтай, Алтайский край, Кемеровскую область, а также широкое сегодняшнее представительство наших разработок в органи­зациях и учреждениях Сибири («Корпоративные системы» входят в консор­циум сибирских компаний «Сибкон») во многом связаны с деятельностью в этих регионах такого ква­лифицированного и авторитетного партнёра.

      Для того чтобы ввести в эксплуатацию и сопровождать современную систему электронного документооборота, необходимо обладать как самыми серьёзными знаниями в области делопро­изводства и организации управления, так и умением работать с разнообразными информационными техно­логиями, выполняя любые операции: от монтажа компьютерной сети и установки ПО до настройки систем поточного сканирования бумажных докумен­тов, использования ЭЦП, интеграции прикладных систем и т. д. Приятно отме­тить, что спе­циалисты «Корпоративных систем» способны профессионально решить абсо­лютно все проблемы, касающиеся использования наших документационных технологий.

      Проекты, связанные с системами электронного документооборота, как правило, имеют длительный жизненный цикл. Они начинаются с автоматизации ограниченного числа рабочих мест в головном офисе заказчика и постепенно охватывают всё более широкий круг пользовате­лей, распространяясь на все структурные подразделения. Параллельно проводится модерни­зация программно-аппаратной платформы, расширяется используемый функционал, совершен­ствуется технология документооборота. Успешная реализация масштабных и долгосрочных проектов невозможна без создания эффективных межкорпоративных взаимоотношений между заказчиком и исполнителем на всех этапах реализации проекта. «Корпоративные системы» умеют налаживать и поддерживать такие взаимоотношения. Для этого у компании есть соответствующая база: «Корпоративные системы» представлены на рынке двумя юридиче­скими ли­цами, выполняющими специализированные функции по автоматизации деловых про­цессов, проек­тированию, поставке оборудования, строительно-монтажным и пуско-наладочным работам.

      Но и это ещё не всё. Специалисты «Корпоративных систем» достаточно мобильны и ком­му­никабельны. Они умеют работать с заказчиком любого уровня, масштаба, сферы деятельно­сти и формы собственности, они умеют доказывать и убеждать, устанавливать деловые и челове­ческие связи.

      Отсюда и соответствующие результаты. Впечатляет количество и размах проектов, выпол­ненных «Корпоративными системами» в регионах России. Так, в послужном списке компа­нии порядка 30 проектов по автоматизации работы с документами, свыше 400 автоматизиро­ванных мест делопроизводственного персонала предприятий и учреждений. Компания обеспечи­вает техническую поддержку более чем 1500 рабочих мест.

      Очень важным является и то обстоятельство, что регионы внедрения и последующего со­провождения программных продуктов ЭОС не ограничиваются для «Корпоративных систем» не­посредственно Республикой Алтай и Алтайским краем, где базируется компания. Фактически в ареал её деятельности входят Москва, Якутия, Хакасия, Новосибир­ская, Кемеровская, Читинская и Сахалинская области. В числе клиентов «Корпоративных сис­тем» Администрация и Краевой Совет народных депутатов Алтайского края, Государственное собра­ние и Правительство Республики Алтай, Правительство Хакасии, органы государственной вла­сти и местного самоуправления Якутии, администрации Читинской области, а также горо­дов Барнаула и Горно-Алтайска, Новокузнецкий алюминиевый завод, «Кемеровская Мобильная Связь», банки «Русские финансовые традиции» (Москва) и «Левобережный» (Новосибир­ская область) и многие другие предприятия и учреждения.

      В целом работа таких партнёров ЭОС, как компания «Корпоративные системы», особенно с учётом колоссальных размеров нашей страны, множественности часовых поясов, позволяет с уверенностью констатировать, что мы в содружестве с партнёрами достигли такого уровня взаимодействия, который позволяет внедрять программные продукты ЭОС и обеспечивать их сопро­во­ждение практически в любое время в любой точке Российской Федерации».

      О компании ЭОС – разработчике системы «ДЕЛО»

      Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС)

      Компания «Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)» («Электронные Офисные Системы» или ЭОС) была основана в 1994 году. В её состав вошли специалисты, занимавшиеся автоматизацией делопроизводства в высших органах государственной власти. Сегодня ЭОС удерживает лидирующие позиции на рынке систем электронного документооборота и делопроизводства России и стран СНГ. Системы, созданные ЭОС, в полной мере учитывают как традиции и культуру российской школы делопроизводства, так и передовые западные методики управления документами, в них использованы новейшие информационные технологии ведущих мировых и отечественных производителей.

      Инструментом создания программных систем ЭОС являются средства разработки клиентских приложений в среде Windows, основанные на современных Internet-, CASE- и RAD-технологиях. Комплект приложений создан с использованием технологии «клиент-сервер». Для обеспечения удалённого доступа к информации через Internet/Intranet используется набор компонентов (COM), позволяющий выполнять запросы пользователей и обеспечивающий необходимую навигацию по базе данных (с применением технологии MS ASP).

      Компания ЭОС выполняет полный цикл работ по промышленной разработке корпоративных информационных систем, включающий в себя обследование условий заказчика, системный анализ, проектирование и разработку программного обеспечения (ПО), внедрение систем на объекте заказчика, обучение персонала, сопровождение на период эксплуатации.

      У компании свыше 1000 заказчиков, более 100 тысяч пользователей применяют на своих рабо­чих местах её программные продукты. Среди организаций, выбравших систему «ДЕЛО» – основ­ной продукт ЭОС, – Государственная Дума, Совет Федерации, Счётная палата, Судебный депар­тамент, «Мосэнерго», банк «Петрокоммерц» и другие. Крупнейшие проекты компании – это корпоративные сис­темы документооборота учреждений Банка России, предприятий «Татнефти», органов ГАС «Вы­боры». Ряд субъектов Российской Федерации (Республика Башкортостан, Алтайский край, Рес­публика Мордовия, Республика Саха (Якутия), Московская область, Архангельская область, Ли­пецкая область) приняли систему «ДЕЛО» как базовую для документационного обеспечения дея­тельности всех структур власти регионального и муниципального уровней.

      Компания имеет развитую сеть региональных партнёров и стратегические соглашения с фир­мами Microsoft, Oracle и Xerox.

      Генеральный директор ЭОС – Владимир Эдуардович Баласанян.

      Контактная информация

      Адрес: 125009, Москва, Тверская ул., д. 29 стр. 3

      Тел.: (095) 299-26-08, 299-26-41, 209-64-96, 209-65-96

      E-mail: market@eos.ru

      Web-сервер: http://www.eos.ru/

      Осуществление проекта

      «Кемеровская Мобильная Связь» к моменту внедрения системы «ДЕЛО»

      Головной офис «Кемеровской Мобильной Связи» базируется в центре города Кемерово. Именно здесь размещается руководство компании и её основные подразделения: служба маркетинга, служба технического директора, информационно-техническая служба и др. Кроме того, в Кемерове находятся салон продаж с сервисным центром и служба по работе с абонентами.

      В Новокузнецке (на удалении порядка 250 км от г. Кемерово) расположен филиал КМС с собственным руководством, отделом продаж и технической службой.

      Специфика деятельности предприятия предполагает ведение большого числа договоров аренды, подряда, обслуживания, а также дилерских договоров. По всем из них нужно иметь чётную оперативную картину, характеризующую данные договоры как по составу документов, так и по стадии и срокам их исполнения.

      Ежегодно в структурных подразделениях и филиалах «Кемеровской Мобильной Связи» имеют хождение порядка 5 тысяч документов.

      Нормативное обеспечение проекта

      Основой нормативного обеспечения проекта создания системы электронного документооборота «Кемеровской Мобильной Связи» стали следующие документы:

      1. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-97 (с изменениями от 21 января 2000 г.);
      2. Внутренняя инструкция КМС по работе с документами;
      3. Регламент работы КМС с документами в условиях применения автоматизированной системы делопроизводства и документооборота.

       

      Функциональный состав системы

       

      Система электронного документооборота КМС реализована на базе следующих компонентов:

      1) аппаратный комплекс

      - сервер баз данных;

      - ПК, объединённые в корпоративную сеть;

      2) комплекс системных программных средств

      - операционная система сервера (Windows 2000 Server);

      - операционная система ПК (Windows 98SE/2000);

      - реляционная СУБД (MS SQL Server 2000);

      - система подготовки отчётов (на базе MS Office, MS Visual Basic);

      - системные программные средства для обеспечения подключения и обмена данными по промышленным протоколам передачи данных (встроенный Web-сервер делопроизводства на базе Microsoft Internet Information Server, встроенные системы обмена документами средствами MAPI).

      3) комплекс прикладных программных средств системы «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ»

      (Комплекс реализован как многопользовательская интегрированная система, функционирующая в архитектуре «клиент-сервер» на основе СУБД, осуществляющей обработку данных, контроль их целостности, защиту от несанкционированного доступа, масштабируемость. Совокупность взаимосвязанных программных модулей обеспечивает каждому пользователю полнофункциональный режим работы с многоуровневым разделением прав доступа.)

      Ключевые этапы выполнения проекта

      • январь – май 2001 г. – деятельность рабочей группы КМС по изучению представленных на рынке российских и зарубежных решений в сфере документационного обеспечения управления;
      • июнь 2001 г. – выбор программного комплекса «ДЕЛО» компании ЭОС в качестве основы для построения в КМС системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота; выбор исполнителя проекта – им стала компания «Корпоративные системы» (г. Барнаул);
      • июнь 2001 г. – обследование документооборота головного офиса КМС в г. Кемерово, разработка проекта автоматизированной системы документооборота предприятия на базе ПО «ДЕЛО»;
      • июль 2001 г. – инсталляция и настройка ПО «ДЕЛО», временная привязка ПО, запуск в эксплуатацию системы в головном офисе и удалённых подразделениях в г. Кемерово (в общей сложности 13 рабочих мест);
      • июль – август 2001 г. – отработка сотрудниками предприятия технологии ведения автоматизированного документооборота, оценка эффективности применения системы «ДЕЛО»;
      • август 2001 г. – постоянная привязка ПО системы «ДЕЛО» в головном офисе и удалённых подразделениях в г. Кемерово;
      • сентябрь 2001 г. – поставка ПО «ДЕЛО» для Новокузнецкого филиала КМС (7 рабочих мест);
      • сентябрь – октябрь 2001 г. – инсталляция и настройка ПО «ДЕЛО», запуск в эксплуатацию системы в Новокузнецком филиале КМС, обеспечение документообмена с головным офисом компании по электронной почте;
      • апрель 2002 г. – поставка дополнительных рабочих мест ПО «ДЕЛО» и опции «Сканирование» для головного офиса КМС;
      • январь 2003 г. – реорганизация документооборота компании, перевод всех пользователей на работу с установленной в головном офисе КМС единой базой данных системы;
      • июль – август 2004 г. – настройка системы на работу с проектами документов (с использованием возможностей системы «ДЕЛО» версии 8.5.3) и ведение учёта и контроля исполнения договоров; переподготовка пользователей.

      К разработке технологии автоматизированного документооборота КМС

      До внедрения автоматизированной системы документооборот «Кемеровской Мобильной Связи» был организован в соответствии с классическими принципами, основанными на единой регистрации всей корреспонденции и договоров, ведении журналов, обмене документами с филиалом на уровне входящий/исходящий. Для первоначальной проработки проектов документов в КМС всегда активно использовалась электронная почта.

      Автоматизация работы с документами в КМС, главным образом, должна была сохранить на новой основе всё лучшее, что было накоплено делопроизводственным и административным персоналом предприятия в части документационного обеспечения управленческой деятельности, и, в то же время, способствовать использованию эффективных технологических и технических решений, так или иначе реализованных в соответствующем ПО ведущих мировых производителей.

      На основе данных, полученных специалистами компании «Корпоративные системы» в ходе обследования организации делопроизводственного процесса предприятия, была разработана технология автоматизированного документооборота КМС.

      Такая технология позволила обеспечить:

      • единую регистрацию в системе «ДЕЛО» всех документов, имеющих хождение в головном офисе предприятия в г. Кемерово и его филиале в г. Новокузнецк;
      • оперативную доставку внутренних электронных документов их непосредственным исполнителям;
      • контроль исполнения всех документов и поручений к ним;
      • обмен документами (на уровне входящий/исходящий) по электронной почте между головным офисом и филиалом предприятия;
      • совместную работу административного и делопроизводственного персонала КМС над проектами документов и согласование внутренних документов, имеющих хождение в электронном виде;
      • справочный доступ к базе документов предприятия через Интранет.

       

      В целом подобный подход к проблемам автоматизации дал возможность безболезненно, без внесения радикальных изменений в привычную схему документооборота и схему управления предприятием, внедрить в подразделениях КМС систему «ДЕЛО».

      Развёртывание системы «ДЕЛО»

      Развёртывание системы «ДЕЛО» было начато в головном офисе предприятия в г. Кемерово. Специалистами компании «Корпоративные системы» были выполнены следующие мероприятия:

      • инсталляция и настройка серверной части ПО, а также WEB-компоненты системы «ДЕЛО»;
      • настройка системных справочников;
      • установка и настройка клиентского ПО (на рабочих местах пользователей в головном офисе предприятия и удалённом салоне продаж КМС в г. Кемерово);
      • индивидуальная подготовка пользователей системы «ДЕЛО»;
      • ввод системы электронного документооборота КМС в опытную эксплуатацию.

      Затем в течение примерно двух месяцев с системой «ДЕЛО» работали сотрудники КМС. За это время они смогли в полной мере оценить её преимущества, а руководство предприятия – сделать вывод о целесообразности реализации данного проекта в дальнейшем.

      По аналогичной схеме осуществлялось развёртывание системы в филиале КМС в г. Новокузнецк, где был установлен отдельный экземпляр системы «ДЕЛО». При этом была дополнительно произведена настройка ПО системы в части обеспечения обмена документами по электронной почте между головным офисом и филиалом, контроль исполнения документов был организован посредством Web-доступа.

      В результате была построена система электронного документооборота ЗАО «Кемеровская Мобильная Связь», обеспечивающая автоматизацию всех основных делопроизводственных процессов. Использование функции пересылки документов по электронной почте дало возможность наладить обмен контрольно-регистрационными карточками с полуавтоматической регистрацией корреспонденции на стороне адресата. С помощью полного охвата системой «ДЕЛО» рабочих мест всех должностных лиц КМС удалось автоматизировать процесс по доведению документов до непосредственных исполнителей, а также – процесс разработки и согласования внутренних документов.

      Обучение пользователей системы «ДЕЛО» велось в строгом соответствии с их предполагаемой ролью в автоматизированном документообороте предприятия. Технологические функции по обслуживанию системы взяла на себя служба информационных технологий КМС.

      Руководство «Кемеровской Мобильной Связи» для оперативного управления компанией всегда использовало практику пересылки поручений непосредственным исполнителям. Такого рода поручения в виде простейших сообщений направлялись должностным лицам по электронной почте. Однако контроль исполнения поручений был затруднён, и они выпадали из общего массива распоряжений руководства, «формализованных в документы».

      Уже на начальном этапе внедрения системы «ДЕЛО» наличие таких поручений было учтено исполнителями проекта. Для этого в автоматизированной системе была создана отдельная группа документов «Электронные поручения» (на данные документы в системе заводились контрольно-регистрационные карточки с обозначенной в них темой поручения и резолюциями). Отчёт по таким поручениям выглядел как электронный «отчёт исполнителя» по резолюции.

      В итоге было решено сразу два класса проблем:

      • создана единая база данных КМС по документам и неформальным поручениям;
      • появилась возможность вести контроль исполнения документов и неформальных поручений одними и теми же системными средствами.

      Известно, что любое поручение может со временем стать полноценным документом. Специалисты КМС отслеживают в системе «ДЕЛО» все стадии этого процесса: от возникновения какой-либо идеи, поручения, до подготовки на их основе проектов документов и итоговых документов (например, маркетинговой программы, которая может быть сформирована в результате обсуждения идеи одного из менеджеров предприятия).

      Реорганизация действующей схемы документооборота КМС,

      переход к безбумажным технологиям работы с документами

      В начале 2003 года Заказчиком были сформулированы пожелания по реорганизации действующей схемы документооборота. Необходимость в этом возникла в связи с изменениями принципов управления филиалом КМС в г. Новокузнецке.

      В соответствии с этим произошло объединение пользователей головного офиса предприятия и его филиала: все пользователи системы документооборота стали работать с центральной базой данных. Кроме того, если раньше обмен документами между городами Кемерово и Новокузнецк осуществлялся на уровне входящий/исходящий, то теперь абсолютно все документы стали регистрироваться один раз. В конечном счёте, новая схема организации документооборота существенно упростила управление предприятием (см. рис. 1).

Рис. 1. Структурная схема системы электронного документооборота КМС.

 

Примерно в этот же период времени (в период реорганизации действующей схемы документооборота КМС) специалистами «Кемеровской Мобильной Связи» были предприняты меры, направленные на перевод структурных подразделений к работе в условиях внутреннего безбумажного документооборота. Применение опции сканирования и распознавания, приём факсов с помощью модемов позволили резко сократить использование на предприятии бумажных документов.

Система «ДЕЛО» как органичная часть IT-инфраструктуры КМС

Н. С. Марченко, руководитель службы информационных технологий компании «Кемеровская Мобильная связь».

«Для меня, как для руководителя службы информационных технологий, важен не только функционал той или иной системы, но и её надёжность, а также органичное вхождение в существующую IT-инфраструктуру предпри­ятия. Система «ДЕЛО» эксплуатируется у нас с 2001 года, при этом она не доставляет никаких хлопот моей службе. Это действительно надёжный серий­ный продукт: за годы эксплуатации не было ни одной внештатной ситуации, связанной с системой «ДЕЛО».

Система обеспечена квалифицированной технической поддержкой – несмотря на значитель­ную удалённость местонахождения разработчика от нашего региона. Обновление версий, сопро­вождение программного продукта и консультационную помощь мы оперативно получаем от регио­нального представителя ЭОС – барнаульской компании «Корпоративные системы».

Не скрою, мы испытывали некоторые волнения, например, тогда, когда руководством КМС было принято решение о переводе пользователей системы «ДЕЛО» Новокузнецкого филиала предприятия на работу с центральной базой данных, расположенной на сервере головного офиса в го­роде Кемерово. Пропускная способность выделенного канала связи составляет 256 кбит/с. Это не очень «широкий канал» – особенно если учесть расстояние примерно в 250 км между головным офисом и филиалом. У нас в Кемерове есть несколько рабочих мест, разбросан­ных по городу, но тут мы столкнулись с принципиально иной ситуацией. Однако уже при тести­ровании системы в новой конфигурации мы убедились в том, что для нормальной одновременной работы с до­кументами 7-10 пользователей даже при использовании клиента «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ» (а не WEB-клиента) не требуется канала большой пропускной способности. Сотрудники филиала не испытывали прежде и не испытывают сейчас каких-либо неудобств при работе с расположенной в другом городе базой данных системы электронного документооборота.

В системе «ДЕЛО» удачно реализован механизм автоматического обновления версий. Не сек­рет, что именно обновления версий ПО обычно доставляют больше всего хлопот специалистам информационных служб. Тут могут быть и проблемы с конвертацией данных, и много работы по непосредственной переустановке ПО на клиентских местах… С системой «ДЕЛО» мы ни с какими затруднениями не сталкиваемся, хотя как минимум два раза в год обновляем ПО. Порой бывает, что к тому моменту, когда мы приходим к пользователю системы, с тем чтобы проследить за обновлением клиентского ПО и оказать необходимую помощь, обнаруживаем, что пользователь всё сделал са­мостоятельно и, более того, он уже работает с новой версией системы «ДЕЛО».

Прекрасно организован и интерфейс системы. Процедуры настройки параметров, администри­рования интуитивно понятны. Их освоение не требует от наших специалистов прохождения дли­тельных обучающих курсов.

Что же касается функционала системы «ДЕЛО» в части автоматизации с его помощью работы с документами на нашем предприятии и, особенно, в части обеспечения сквозного контроля прохождения и исполнения документов, то он уже зарекомендовал себя с самой лучшей стороны. Однако, как я считаю, новые возможности разработки ЭОС, позволяющие организовать электронный учёт договоров «Кемеровской Мобильной Связи», способны принести куда более значимый эффект от использования системы «ДЕЛО», чем даже первые годы её эксплуатации».

К автоматизации процесса учёта и ведения договоров

Весной 2004 года компанией ЭОС была выпущена версии 8.5 системы «ДЕЛО», которая позволяет автоматизировать процесс разработки и согласования проектов документов. Специалисты «Корпоративных систем» организовали в КМС презентацию новой версии ПО.

Помимо автоматизации процесса управления проектами, большой интерес Заказчика был обращён к возможностям расширения контрольно-регистрационной карточки документа дополнительными реквизитами.

Итогом презентации стало решение о переходе подразделений КМС на новую версию системы «ДЕЛО».

В кратчайшие сроки было проведено обследование практики ведения договоров компании и разработки проектов документов. Были определены, согласованы с Заказчиком и обновлены все необходимые системные настройки (права доступа пользователей, группы проектов, наборы дополнительных реквизитов и др.), проведено обучение персонала.

В. Б. Горобцов, финансовый директор компании «Кемеровская Мобильная Связь».

«Род деятельности компании изначально предполагает наличие большого числа самых разнообразных договорных документов, которые, в свою очередь, порождают ещё больший объём связанных с ними бумаг (протоколы разногласий, дополнительные соглашения и др.). Со всем этим бумажным валом приходится справляться финансовой службе. И не просто справляться, а контролировать целый ряд факторов: правильность оформления документов и проектов документов, их полноту, сроки исполнения финансовых обязательств по договорам и т. д. Именно поэтому для нас всегда остро стоял вопрос автоматизации процесса учёта и ведения договоров.

После выхода версии 8.5 системы «ДЕЛО» мы вместе со специалистами компании «Корпоративные системы» изучили возможность применения новых функций, предназначенных для работы с проектами документов, а также реализованных ещё в версии 8.0 функций по созданию дополнительных реквизитов регистрационных карточек. После чего сист