Правительство Республики Алтай

Автоматизация документооборота органов власти Республики Алтай

Ситуация

В конце 2000 года Аппарат Правительства Республики Алтай принял решение о необходимости перехода с устаревшей системы учета документов собственной разработки на современное ПО автоматизации документооборота и делопроизводства.

Запрос Аппарата Правительства Республики Алтай на ознакомление системными был направлен в компанию «Кодекс» и компанию «Корпоративные системы», как партнеру «ЭОС».

После презентаций и ознакомления с системами «Дело» и «Кодекс» заказчиком был сделан выбор в пользу ПО компании «Электронные Офисные Системы». Главными критериями были:

- функциональная полнота системы;

- большое число внедрений в органах власти по всей России;

- наличие квалифицированного партнера «ЭОС» на Алтае и возможность получения поддержки оперативной технической поддержки.

Решение

После предварительного обследования документооборота Правительства Республики Алтай, изучения существующей технической базы Аппарата Правительства было предложено следующее решение:

  1. Аппаратная част – сервер Compaq под Microsoft Windows 2000 Server.
  2. СУБД – Microsoft SQL Server 2000.
  3. Базовое ПО автоматизации документооборота и делопроизводства – система «Дело» (включая опцию «Дело-WEB»).
Первый этап, 2000-2001 гг.

К реализации первого этапа проекта специалисты компании «Корпоративные системы» приступили в середине ноября 2000 года. В рамках первого этапа предстояло внедрить систему в Аппарате Правительства Республики Алтай, секретариатах Министерства Финансов и Министерства Экономики Республики и обеспечить:

- полную регистрацию документов в электронной системе;

- оперативный контроль за исполнением контрольных документов, поручений и протоколов;

- автоматизацию функций приемной по обращениям граждан и четкий контроль за рассмотрением жалоб и обращений;

- автоматизацию формирования сводных аналитических отчетов включая статистику по обращениям граждан;

- возможность оперативного доступа к документам в рамках Intranet.

За 1,5 месяца специалистам компании «Корпоративные системы» были выполнены все необходимые работы:

- было проведено обследование документооборота;

- разработаны настройки системы и описаны права пользователей;

- разработаны специфические отчетные формы;

- установлен сервер документооборота, Microsoft Windows 2000 Server и Microsoft SQL Server 2000;

- проинсталлировано и настроено ПО «Дело»;

- обучены пользователи системы;

- выполнен запуск в эксплуатацию.

С января 2001 года первый фрагмент системы был введен в эксплуатацию, в течение первых двух недель осуществлялся авторский надзор за ходом эксплуатации.

В.А. Ильиных, руководитель Аппарата Правительства Республики Алтай.

«Эксплуатация системы «Дело-Предприятие» в течение 2001 года в Аппарате Правительства Республики Алтай оказала существенное влияние на работу с документами. Простота эксплуатации позволила специалистам, не имевшим опыт работы с подобными системами автоматизации делопроизводства легко и быстро освоить систему. Гибкие возможности настройки на любую организационную структуру и установленные правила документооборота, позволили без дополнительных усилий и вложений автоматизировать сложившиеся способы ведения делопроизводства. Таким образом, в первый год эксплуатации были получены ощутимые результаты: организован полный и удобный учет документов, значительно упрощена и ускорена процедура подготовки отчетов, налажена система действенного контроля».

П.М. Долгов, начальник отдела Правительственной связи и информации Правительства Республики Алтай.

«В течение 2001года ведется полная регистрация в системе «Дело-Предприятие» входящей и исходящей корреспонденции Правительства республики Алтай, учет постановлений, распоряжений, нормативно-правовых документов и обращений граждан. В результате накоплена база около 12500 документов, из них около 3200 контрольных. По отзывам сотрудников Аппарата Правительства Республики Алтай в системе удобно и оперативно осуществляется работа с документами, сократилось время доставки документов исполнителям. Значительно улучшилась работа по контролю сроков исполнения документов. С помощью адаптированного под требования Аппарата Правительства Республики Алтай модуля формирования отчетов, сотрудники канцелярии автоматически формируют статистические отчетные формы по документообороту и контролю исполнительской дисциплины.

Система четко настраивается на функциональные обязанности каждого должностного лица, что дает возможность разграничить полномочия по работе с документами, распределить потоки документов, обеспечить конфиденциальность при работе с ними».

На основе итогов эксплуатации системы «Дело-Предприятие» в Правительстве Республики Алтай в 2001 году было принято решение использовать данную систему в качестве базового ПО автоматизации документооборота в рамках республиканской целевой программы «Электронный Алтай 2002-2007 гг.»

Второй этап, 2002 г.

2002 год прошел под знаком развития системы. В Аппарате Правительства Республики Алтай было расширено число рабочих мест системы «Дело-Предприятие», задействована WEB-подсистема, выполнен ряд мероприятий, направленных на реорганизацию машинописных работ, выработку порядка предоставления внутренних документов Правительства на в электронном виде для включения в автоматизированную систему документооборота, модернизирован сервер документооборота.

Приобретенные дополнительные рабочие места системы «Дело-Предприятие» были в основном задействованы в работе WEB-подсистемы (опция «WEB-Дело»). ПО опции «WEB-Дело», позволяющее организовать внутренний сервер документооборота на основе WEB-технологий, было использовано для создания внутренней информационно-справочной системы.

Кроме того, рабочие места системы автоматизации документооборота «Дело-Предприятие» и системы автоматизации кадрового учета «Кадры-Предприятие» были установлены в только что созданном Комитете по инвестиционной политике Правительства Республики Алтай.

В 2002 году была начата автоматизация делопроизводства и документооборота в Государственном Собрании Эл Курултай Республики Алтай: первым этапом система «Дело-Предприятие» была внедрена в общем отделе Государственного Собрания.

Третий этап, 2003 г.
Ситуация

В рамках реализации мероприятий республиканской целевой программы "Электронный Алтай на 2002-2007 годы" на 2003 год были запланированы первые шаги по автоматизации делопроизводства и документооборота муниципальных образований Республики Алтай.

Особенностью являлось то, что учитывая жесткие бюджетные рамки и большую удаленность районных центров выполнить комплекс работ по внедрению на местах не представлялось возможным.

Главные задачи третьего этапа

На данном этапе ставились следующие первостепенные задачи:

- наведение порядка в ведении делопроизводства и документооборота муниципальных образований, унификация правил ведения делопроизводства;

автоматизация основных функций делопроизводства на уровне общих отделов муниципальных образований;

усиление контроля за исполнением документов;

повышение эффективности работы с обращениями граждан;

сокращение сроков доставки документов;

создание предпосылок для организации электронного (безбумажного) документооборота между Правительством Республики и муниципальными образованиями.

Решение

Изучив уровень оснащения и развития информационной инфраструктуры в муниципальных образованиях, было предложено следующее решение:

  • На начальном этапе использовать для автоматизации делопроизводства и документооборота в муниципальных образованиях комплекты ПО «Дело-Секретарь», накладывающее минимальные технические требования.
  • С целью обеспечения качественного и быстрого ввода в эксплуатацию системы на местах разработать «Типовую настройку системы автоматизации документооборота для муниципальных органов Республики Алтай», требующую минимальной настройки на местах.
  • Централизованно провести обучение представителей муниципальных образований в городе Горно-Алтайске.
Реализация

Для разработки типовой настройки потребовалось поднять всю технологическую документацию по выполненным ранее настройкам системы автоматизации документооборота, получить и проанализировать данные об произошедших изменениях в структуре правительства и правилах документооборота.

В типовую настройку были включены:

  1. Рекомендуемое Правительством деление на группы документов и правила номерообразования для них.
  2. Рекомендованный тематический рубрикатор.
  3. Модуль формирования типовых отчетных форм.
  4. Текущий справочник должностных лиц правительства.
  5. Настройки, необходимые для осуществления приема и отправки документов по e-mail.

На семинаре, организованном Правительством Республики Алтай и проведенном в июле 2003 года, представители муниципальных образований получили навыки работы в системе «Дело», детально изучили типовую настройку и методику работы в системе, получили комплекты ПО «Дело-Секретарь». На семинаре присутствовали представители муниципальных образований:

  • г. Горно-Алтайск
  • Кош-Агачский район
  • Майминский район
  • Онгудайский район
  • Турачакский район
  • Улаганский район
  • Усть-Канский район
  • Усть-Коксинский район
  • Чойский район
  • Шебалинский район
  • Чемальский район

Г.Г. Пыхтин, руководитель Аппарата Правительства Республики Алтай.

«Автоматизация делопроизводства в районных администрациях позволит в значительной степени повысить эффективность работы с личными обращениями жителей республики в органы власти и самоуправления, гармонизировать документооборот с республиканскими органами исполнительной власти, что в целом создаст предпосылки на перевод части документооборота в безбумажный (электронный) вид».

Расширение системы

Помимо планового продвижения системы во все муниципальные образования в рамках реализации мероприятий республиканской целевой программы "Электронный Алтай на 2002-2007 годы", система автоматизации документооборота и делопроизводства «Дело» была приобретена Министерством Здравоохранения Республики Алтай.

Не осталось в стороне и Государственное Собрание Республики Алтай. В 2003 году там было произведено обновление версии ПО «Дело-Предприятие», более чем в два раза увеличилось число рабочих мест системы, реализованы новые технологические цепочки автоматизированной обработки документов.

Перспективы

Логичной перспективной задачей является отработка технологии обмена документами в электронном виде между районами республики и Правительством. Даже начальная отработка такой схемы без применения ЭЦП и шифрования позволит сократить сроки отработки документов. В дальнейшем планируется рассмотреть возможность применения ЭЦП для организации доставки правительственных документов в районы в электронном виде с сохранением их юридической значимости. Это позволит существенно сократить расходы на почтовую доставку и копирование документов, повысить оперативность прохождения документов.

Расширится и число ведомств, обеспеченных автоматизированной системой делопроизводства и документооборота. Так на 2004 год намечена установка системы «Дело-Предприятие» в Министерстве имущественных отношений Республики Алтай. А администрация города Горно-Алтайск планирует закупку и запуск в эксплуатацию подсистемы кадрового учета «Кадры-Предприятие».