Если организация хочет получить максимальный эффект от покупки системы электронного документооборота (СЭД), она должна не только правильно провести первичное внедрение, но и регулярно обновлять систему, а также при необходимости дорабатывать ее. Министерство цифрового развития и связи Алтайского края, как флагман перехода на электронный документооборот в регионе, уделяет этим задачам особое внимание. Специалисты Минсвязи регулярно обращаются в «КС-Консалтинг» для консультаций, расширения количества лицензий и адаптации СЭД «Дело» под свои нужды.
В сентябре 2019 года мы получили от Министерства запрос на выполнение 3 задач:
- поставка утилиты обновления СЭД;
- поставка дополнительных лицензий модуля локального технолога;
- создание новой отчетной формы.
Обновление системы — вполне привычная и стандартная задача, а вот закупка лицензий модуля системного технолога является важным технологическим шагом для любой организации, использующей СЭД.
Пользователь с правами технолога может самостоятельно настраивать систему под специфику организации:
- создавать и наполнять справочники;
- добавлять и настраивать шаблоны печатных форм и файлов документов;
- менять параметры системы, управлять учетными записями и правами других пользователей;
- настраивать модули и подсистемы.
Минсвязь использует возможности модуля локального технолога не только для настройки своей СЭД, но и для поддержки Единой системы электронного документооборота Алтайского края, которая работает на основе СЭД «Дело». Часть лицензий выделяется сотрудникам региональных ведомств, чтобы они могли самостоятельно вести справочники и управлять правами пользователей внутри организации. Ранее Министерство уже приобретало 22 лицензии модуля, и сейчас возникла потребность в покупке еще дополнительных 6 рабочих мест.
Важной задачей, которую Министерство доверило специалистам «КС-Консалтинг», стала разработка нового отчета о качестве подготовки документов. В СЭД «Дело» встроены стандартные формы отчетов, однако они не всегда подходят для уже существующих или новых процессов движения и обработки документов.
Благодаря разработке формы сотрудникам Министерства больше не нужно тратить время на сбор информации вручную — достаточно задать необходимые параметры, и отчет будет сформирован автоматически. Это пример того, как внедрение СЭД повышает производительность труда и снижает затраты времени на выполнение рутинных задач.
Справка:
Министерство цифрового развития и связи Алтайского края реализует государственную политику в сфере развития цифровой экономики, информационных технологий, электросвязи и почтовой связи. В перечень полномочий ведомства входит развитие и функционирование Единой системы электронного документооборота Администрации края и органов исполнительной власти региона, обеспечение взаимодействия ЕСЭД с официальным сайтом Администрации края и информационной системой Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан.
