Это тиражируемый «коробочный» продукт, реализующий функции архива организации, а также функции делопроизводственных служб в части формирования и оформления дел. Например, составление или утверждение номенклатуры дел, контроль сроков хранения документов.
Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» включена в Реестр российского ПО в соответствии с Приказом Минкомсвязи России от 21.02.2022 №12896. Она полностью соответствует установленным на государственном уровне правилам, а также сложившимся практикам делопроизводства и архивной работы.
Использование системы позволяет обеспечить полное соответствие архивной работы действующим нормам и ГОСТам. В частности, поддерживается учет дел, документов, контроль сроков хранения, выделение к уничтожению, подготовка необходимых актов и отчетных форм.
Функциональные возможности системы автоматизации учета документов архивного фонда «АРХИВНОЕ ДЕЛО»
- Возможность выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации
- Учет различных видов документов
- Хранение не только карточек документов, но и электронных образов документов (текстов и отсканированных изображений)
- Поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включая поиск по тексту прикрепленных файлов
- Удаленный (через Интернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документов
- Гибкое разграничение прав доступа
- Подготовка сводных описей для передачи в Росархив
Несколько архивов в одной системе
Система поддерживает работу сразу с несколькими независимыми архивами одновременно. Чтобы разграничить доступ к данным, достаточно установить пользователям соответствующие права.
Ролевой подход
Готовые ролевые модели для доступа к функциям системы: «Архивариус», «Делопроизводитель», «Читатель». Каждой роли изначально соответствует типовой набор доступных возможностей и функций.
Электронный архив
Учет, хранение и использование как бумажных, так и электронных архивных документов любых видов.
Хранение электронных подлинников
В системе «Архивное Дело» предусмотрены механизмы для реализации долговременного хранения электронных подлинников и организации доступа к рабочим экземплярам электронных документов (выпуск в версии 6.2).
Пользовательские папки
Пользователи могут самостоятельно создавать папки, помещать в них дела и документы, предоставлять доступ к папкам неограниченному числу других пользователей (вне зависимости от их роли в системе).
Гибкий поиск
Поиск дел и документов по одному или группе параметров, в том числе по текстам файлов и штрих-коду. Наличие типовых поисковых запросов, возможность создания и сохранения пользовательских запросов.
Печатные формы в соответствии с требованиями Росархива
Формирование типовых печатных форм, установленных нормативными актами в сфере архивного дела и делопроизводства.
Протоколирование действий
Протоколирование действий пользователей при работе с номенклатурными заголовками, регистрационными карточками дел и документов, ключевыми справочниками системы.
Поточное сканирование
Оцифровка бумажных документов путем сканирования с последующей автоматической обработкой полученных изображений (с возможностью распознавания) и прикреплением полученных файлов к регистрационным карточкам документов в системе.
Интеграция архива с другими системами
Возможность интеграции с информационными системами в части синхронизации справочников, экспорта/импорта баз документов и т.д, в том числе с системами оперативного делопроизводства и документооборота (СЭД).
Уничтожение электронных документов
Уничтожение выполняется с учетом концепции «остаточных реквизитов» и документальным подтверждением факта уничтожения.
По заключению специалистов Росархива, «бесспорным достоинством» системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» является ее построение, основанное на действующей законодательной и нормативно-правовой базе по делопроизводству и архивному делу, а также соблюдение традиционных, проверенных временем правил работы отечественных архивов».
