Система Orphus
Рассылка
 Вы подписаны на
Новости  
Статьи и материалы  


Главная Продукты Система "ДЕЛО" Подсистема "Повестки Заседаний"

Подсистема "Повестки заседаний"

delopr1

Скачать демонстрационную версию

Инструкция по установке

 

Основные функции

Подсистема Повестки заседаний, разработанная компанией КС-Консалтинг, является дополнительным компонентом системы электронного документооборота ДЕЛО и работает преимущественно на планшетных компьютерах и ноутбуках под управлением операционной системы Windows 8.1 Pro.

В первую очередь, подсистема предназначена для автоматизации работы с повестками заседаний в крупных организациях, где процесс подготовки и проведения совещаний достаточно регламентирован. В автоматическом режиме подсистема Повестки Заседаний формирует и выгружает из базы данных СЭД ДЕЛО актуальную информацию о перечне рассматриваемых вопросов, докладчиках и участниках заседания, а также о содержании документов, необходимых для рассмотрения в ходе совещания.

 Назначение подсистемы:

  • Обеспечение предварительной работы участников заседания с повестками и пакетом сопутствующих документов как в «онлайн», так и в «офлайн» режимах (при отсутствии постоянного доступа к сети интернет).
  • Обеспечение текущей работы с повесткой в ходе проведения мероприятия.

Подсистема представляет собой современную альтернативу бумажному пакету документов, которым оперируют участники заседаний. Однако, в отличие от классической повестки, обладает рядом преимуществ: удобство использования, экономичность, доступность и наглядность информации, исключение возможности порчи или утраты бумажных копий рассматриваемых документов и др.

 

Работа с мобильным приложением "Повестки заседаний"

Рассмотрим классический сценарий работы с мобильным приложением Повестки заседаний участников совещания. Чтобы начать работу с приложением, участнику заседания необходимо авторизоваться. Окно авторизации (рис.1) открывается при каждом запуске приложения:

Рис.1 Окно авторизацииРис.2 Страница с выбором повестки

После успешной авторизации участнику заседания открывается доступ к странице с выбором повесток (рис.2), актуальных для данного пользователя. Здесь отображается основная информация о ближайших заседаниях:

  • дата, время и место проведения заседания
  • количество пунктов повестки, количество докладчиков и общее число участников совещания

Выбрав нужную повестку и кликнув по ней, пользователь перемещается на страницу с содержанием данной повестки (рис.3), где в развернутом виде отображена информация по рассматриваемым на заседании вопросам:

Рис.3 Страница с содержанием повестки Рис.4 Окно просмотра PDF-файлов

Все пункты повестки пронумерованы, пункты дополнительной повестки (если такая есть) выделены цветом. Для каждого пункта указаны докладчики, их должность, а также прикреплены документы (например лист согласования или проект документа). Все приложенные файлы можно просмотреть не выходя из приложения. Кликнув по выбранному документу, открывается Окно просмотра материалов (рис.4), где можно ознакомиться с содержанием прикрепленных к данному пункту совещания документов.

Работа приложения Повестки заседаний позволяет проводить совещания различного уровня в актуальном и удобном для его участников формате.

 

Подготовка повестки в СЭД ДЕЛО

Дополнительный компонент для СЭД "ДЕЛО" Повестки заседаний реализует актуальный для большинства крупных организаций функционал - подготовка коллегиальных мероприятий. Подсистема встраивает модель процесса подготовки повесток в систему электронного документооборота ДЕЛО, и позволяет использовать действующие процедуры согласования/визирования документов, что существенно экономит временные и материальные ресурсы, затрачиваемые на подготовку заседаний.

Таким образом, подсистема Повестки заседаний значительно упрощает и автоматизирует процесс подготовки совещания. Основные задачи, которые подсистема решает на данном этапе:

  • сокращение непродуктивных затрат времени, которые несут организаторы заседаний (рассылка повестки, пакета документов, изменений к ним и т.д.)
  • упрощение процедуры подготовки проектов документов для обсуждения на заседании
  • сокращение затрат на бумажные экземпляры пакетов документов к заседаниям
  • оперативное доведение до сведения участников мероприятия изменений в списке вопросов, проектах документов и др.
  • исключение случаев утраты участниками совещания предварительно направленных пакетов документов, передачи неактуальных экземпляров, потери или порчи бумажных документов в процессе доставки

 

delopr1

Скачать демонстрационную версию

Инструкция по установке

 

Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер