Система Orphus
Рассылка
 Вы подписаны на
Новости  
Статьи и материалы  


Главная Продукты Система "eDocLib:Актив Бизнес" Демо-сервер eDocLib:Актив Бизнес Сценарий по работе с договором

Сценарий по работе с договором

Демонстрационный пример иллюстрирует работу некой компании, занимающейся поставкой оборудования и расходных материалов, оказывающей услуги по монтажу и настройке оборудования, гарантийной и послегарантийной технической поддержке, аутсорсингу.

Структура компании представлена подразделениями:

  • Администрация.
  • Отдел продаж.
  • Отдел поставок.
  • Сервисный отдел.
  • Бухгалтерия.
  • Отдел кадров.

Сотрудник

Имя входа в систему /Пароль

Климов Николай Иванович (директор)

director

Петрова Галина Васильевна (бухгалтер)

buhgalter

Шамова Анна Викторовна (старший менеджер по продажам)

prod1

Линьков Александр Петрович (менеджер по продажам)

prod2

Храпцов Илья Андреевич (старший сотрудник отдела поставок)

post1

Николаева Елена Владимировна (сотрудник отдела поставок)

post2

Мельников Михаил Владимирович (старший сотрудник сервиса)

service1

Данилов Максим Александрович (сотрудник сервиса

service2

Чесноков Григорий Сергеевич (сотрудник отдела кадров)

kadry

Важно!

Необходимое условие при использовании демо-доступа к системе eDocLib:Актив Бизнес – использование браузера Microsoft Internet Explorer версии 7.0 или более поздних. Перед началом работы с демо-сервером eDocLib необходимо настроить браузер Internet Explorer. Информация по настройке браузера...

Авторизоваться можно, перейдя по ссылке http://activebusiness.cloudapp.net/edoclib/.

Более подробное описание демо-примера (документацию к системе) можно найти здесь.

 

Итак, начать работу с демо-сайтом можно следуя сценарию, описанному ниже.

Данный сценарий охватывает околодоговорную работу. т.е. регистрацию договора в системе, создание его версий, утверждение и регистрацию связанных с ним документов, например, счетов и актов.

Описанные действия необходимо выполнять под учетной записью prod1.

Создать договор можно либо из выпадающего меню «Создать документ» в верхней части окна браузера, либо с помощью одноименного меню в левой части окна:

eDocLib Актив Бизнес: Создание договора

Пример заполненной карточки договора:

eDocLib Актив Бизнес: Пример заполнения карточки документа

Чтобы создать новую версию, нужно выбрать пункт «Создать новую» в меню «Управление версиями»:

eDocLib Актив Бизнес: Управление версиями

Делаем необходимые изменения в текущей версии и сохраняем новую нажатием на кнопку с изображением синей дискеты в левом верхнем углу окна карточки:

eDocLib Актив Бизнес: Сохранение карточки документа

Теперь у нас существует две версии этого договора. Актуальной является созданная последней. Посмотреть список версий документа можно в списке в правом верхнем углу карточки.

Обратите внимание, что к первой версии договора, изображенному ниже, уже имеются некоторые поручения, и добавление новых поручений стало невозможно, т.к. с панели поручений исчезла кнопка для их добавления (секция поручений находится внизу карточки).

eDocLib Актив Бизнес: Карточка документа

Если мы перейдем к просмотру второй (актуальной) версии, то увидим, что список поручений пуст, хотя все остальные реквизиты скопировались из предыдущей версии. Это говорит о том, что необходимо провести согласование новой версии:

eDocLib Актив Бизнес: Карточка документа

Чтобы начать согласование, создадим к нашей новой версии договора поручение «На подпись». Выбираем нужный тип поручения:

eDocLib Актив Бизнес: Согласование документа

Выбираем двух исполнителей – директора (Администрация, Климов) и бухгалтера (Бухгалтерия, Петрова). Чтобы выбрать двух людей из разных подразделений, нужно по очереди выбрать их кнопкой «Вставить все» и только затем нажать «Выбрать», чтобы подтвердить выбор:

eDocLib Актив Бизнес: Выбор исполнителей

Теперь наше поручение «На подпись» выглядит следующим образом:

eDocLib Актив Бизнес: Поручение

Теперь можем перейти на вкладку «Прочее» и установить последовательный порядок исполнения. Это означает, что до тех пор, пока первый исполнитель в списке не отчитается по данному поручению, следующему поручение на исполнение направлено не будет.

eDocLib Актив Бизнес: Установление послеовательности порядка исполнения

Видим, что второму исполнителю (бухгалтеру) наше поручение ещё не направлено:

eDocLib Актив Бизнес: Направление исполнителю

Теперь необходимо зарегистрировать исходящий счет по этому договору. Для этого вызываем список доступных документов, которые можно создавать связанными с договором и выбираем «Исходящий счет»:

eDocLib Актив Бизнес: Регистрация исходящего счета

Ниже – пример заполнения карточки счета. К ней прикреплен файл – его сканированная копия:

eDocLib Актив Бизнес: Заполнение карточки счета

На закладке «Просмотр файлов» мы можем его просмотреть, не сохраняя его у себя и не используя специальные программы:

eDocLib Актив Бизнес: Просмотр файлов

Предположим, что наш договор уже проработан: была преддоговорная работа, имеются связанные с ним финансовые документы, переписка с клиентом. Все эти связи теперь мы можем отследить в секции «Ссылки»:

eDocLib Актив Бизнес: Ссылки

Кликнув по какому-либо документу из «дерева» связанных, мы увидим его карточку. В секции поручений будет отражена работа всех задействованных сотрудников. Если создавалось несколько версий договора, то мы сможем просмотреть все это для каждой версии в отдельности.

Также вы можете ознакомиться со следующими сценариями:

Преддоговорная работа
Сценарий описывает стандартную цепочку развития продажи от интереса до договора, с сопутствующими документами и поручениями по ним.

Ведение проекта
В данном сценарии описан процесс ведения проекта, т.е. совместная работа его участников с документами, относящимися к проекту, распределение обязанностей задействованных сотрудников (работа с поручениями).

Работа сервисного отдела
Этот сценарий описывает работу технической (сервисной) службы организации по обращениям, т.е. их регистрацию и исполнение.

Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер