Система Orphus
Рассылка
 Вы подписаны на
Новости  
Статьи и материалы  


Главная Продукты Система "eDocLib:Актив Бизнес" Демо-сервер eDocLib:Актив Бизнес Сценарий по ведению проекта

Сценарий по ведению проекта

Демонстрационный пример иллюстрирует работу некой компании, занимающейся поставкой оборудования и расходных материалов, оказывающей услуги по монтажу и настройке оборудования, гарантийной и послегарантийной технической поддержке, аутсорсингу.

Структура компании представлена подразделениями:

  • Администрация.
  • Отдел продаж.
  • Отдел поставок.
  • Сервисный отдел.
  • Бухгалтерия.
  • Отдел кадров.

Сотрудник

Имя входа в систему /Пароль

Климов Николай Иванович (директор)

director

Петрова Галина Васильевна (бухгалтер)

buhgalter

Шамова Анна Викторовна (старший менеджер по продажам)

prod1

Линьков Александр Петрович (менеджер по продажам)

prod2

Храпцов Илья Андреевич (старший сотрудник отдела поставок)

post1

Николаева Елена Владимировна (сотрудник отдела поставок)

post2

Мельников Михаил Владимирович (старший сотрудник сервиса)

service1

Данилов Максим Александрович (сотрудник сервиса

service2

Чесноков Григорий Сергеевич (сотрудник отдела кадров)

kadry

Важно!

Необходимое условие при использовании демо-доступа к системе eDocLib:Актив Бизнес – использование браузера Microsoft Internet Explorer версии 7.0 или более поздних. Перед началом работы с демо-сервером eDocLib необходимо настроить браузер Internet Explorer. Информация по настройке браузера...

Авторизоваться, можно перейдя по ссылке http://activebusiness.cloudapp.net/edoclib/.

Более подробное описание демо-примера (документацию к системе) можно найти здесь.

 

Итак, начать работу с демо-сайтом можно следуя сценарию, описанному ниже.

В данном сценарии описан процесс ведения проекта, т.е. совместная работа его участников с документами, относящимися к проекту, распределение обязанностей задействованных сотрудников (работа с поручениями).

Назначен руководитель проекта (пользователь prod1, старший менеджер по продажам) и два исполнителя:

  • коммерческий специалист (пользователь prod2, менеджер по продажам) – работа с коммерческой частью проекта (договоры, акты, счета);
  • технический специалист (пользователь service1, старший сотрудник сервиса) – работа с технической частью проекта (планирование и координирование действий младшего технического персонала).

Итак, для начала работы с этим сценарием авторизуйтесь под учетной записью руководителя проекта (логин prod1, пароль prod1). В начале работы под учетной записью этого пользователя Вы увидите начальную страницу:

eDocLib Актив Бизнес: Начальная страница

Для данного проекта у руководителя создана специальная личная папка. Туда он может помещать все документы, связанные с проектом. Для перехода к личным папкам можно либо нажать пункт меню «Личные папки» вверху окна системы, либо одноименный пункт в навигаторе в левой части окна системы:

eDocLib Акив Бизнес: Личные папки

 

Структура личных папок данного пользователя выглядит следующим образом:

eDocLib Актив бизнес: Проект Альфа

Внутри папки «Проект Альфа» организованы еще две: «Тех.специалисту» и «Комм.специалисту». Они предназначены для поручений соответствующим участникам проекта. Каждый из них под своей учетной записью видит только содержимое общей папки «Проект Альфа» и «свою» подпапку.

Некий набор документов и поручений для данного проекта уже существует, но сейчас мы создадим еще один документ («Служебный документ») и к нему по одному поручению для исполнителей. «Служебный документ» - это «обезличенный» документ для внутреннего использования. Набор реквизитов в нем минимален.

Создать документ можно, либо выбрав его из выпадающего меню «Создать документ» вверху окна:

eDocLib Актив Бизнес: Создание документа

Или выбрав его в списке доступных для создания документов в левом меню:

eDocLib Актив Бизнес: Служебный документ

Карточка для заполнения реквизитов «Служебного документа»:

eDocLib Актив Бизнес: РК служебного документа

Сохраним документ, нажав на изображение синей дискеты Кнопка Сохранить в верхнем правом углу карточки. После сохранения карточки документа поместим его в личную папку «Проект Альфа». Для этого необходимо нажать кнопку «Копировать в папку» в меню карточки документа:

eDocLib Актив Бизнес: Копировать в папку

eDocLib Актив Бизнес: Пролистывание

Пролистываем список до необходимой нам папки, нажав на кнопку, выделенную на рисунке выше. Ставим галочку и нажимаем «Выбрать»:

eDocLib Актив Бизнес: Выбор папки для копирования

Теперь наш документ появится внутри личной папки «Проект Альфа»:

eDocLib Актив Бизнес: Отображение документа в папке

Чтобы создать поручения для исполнителей, открываем документ, нажав на «лист»:

eDocLib Актив Бизнес: Создание поручения по документу

В секции поручений внизу карточки выбираем нужный тип поручения:

eDocLib Актив Бизнес: Добавление поручения

Создаем поручения для технического специалиста. Добавление исполнителя происходит по нажатию зеленого плюса в секции исполнителей. После чего в списке сотрудников выбираем нужного:

eDocLib Актив Бизнес: Выбор исполнителя

eDocLib Актив Бизнес: заполнение задачи

Чтобы сохранить, нажимаем кнопку с изображением синей дискеты в левом верхнем углу окна.

Далее аналогичным образом создаем поручение для коммерческого специалиста (Линьков, Отдел продаж, менеджер по продажам).

Теперь в секции поручений нашего документа можем видеть основную информацию о них:

eDocLib Актив Бизнес: Задачи

Так же как мы добавляли наш «Служебный документ» в папку «Проект Альфа», добавим эти поручения в папки сотрудников:

eDocLib Актив Бизнес: Добавление задачи

Теперь выйдем из системы (кнопка eDocLib Актив Бизнес: Кнопка закрыть в верхнем правом углу окна) и авторизуемся под одним из исполнителей. Пусть это будет коммерческий специалист (логин prod2, пароль prod2).

Переходим в личные папки. Их структура у данного пользователя выглядит следующим образом:

eDocLib Актив Бизнес: Личные папки

Видим папку нашего проекта и «свою» подпапку с нашими поручениями по нему. Цифры в скобках указывают на количество непрочтенных документов.

Содержимое папки проекта:

eDocLib Актив Бизнес: Содержимое папки проекта

Красный маркер – признак того, что документ не был прочитан текущим пользователем.

Содержимое папки с поручениями по проекту:

eDocLib Актив Бизнес: Содержимое папки с поручениями

Можно настроить фильтры для поручений, например как это сделано в папке «Поручения мне» - «Исполнено» и «Не исполнено». С их помощью можно просматривать отдельно списки исполненных и актуальных задач. Фильтр «Не исполнено» настроен таким образом, что просроченные поручения (не исполненные в срок) подсвечиваются красным, те, срок которых истекает менее чем через 3 дня желтым, поручения с неуказанным сроком и еще не исполненные – синим. Чтобы просмотреть все поручения одним списком, нужно выбрать пункт «Без фильтра».

Итак, теперь общая работа над проектом идет полным ходом. Исполнителям необходимо следить за появлением в своей папке новых поручений по проекту, отчитываться по уже направленным им поручениям, возникающие по ходу проекта документы копировать в общую для участников проекта папку «Проект Альфа». Руководителю проекта – следить за исполнением поручений подчиненными и по необходимости также копировать документы, относящиеся к проекту в папку для совместной работы.

Также вы можете ознакомиться со следующими сценариями:

Преддоговорная работа
Сценарий описывает стандартную цепочку развития продажи от интереса до договора, с сопутствующими документами и поручениями по ним.

Работа с договором
Данный сценарий охватывает околодоговорную работу. Т.е. регистрацию договора в системе, создание его версий, утверждение и регистрацию связанных с ним документов, например, счетов и актов.

Работа сервисного отдела
Этот сценарий описывает работу технической (сервисной) службы организации по обращениям, т.е. их регистрацию и исполнение.

    Баннер
    Баннер
    Баннер
    Баннер
    Баннер