Система Orphus
Рассылка
 Вы подписаны на
Новости  
Статьи и материалы  


Главная Продукты Система "eDocLib:Актив Бизнес" Актив Бизнес – документооборот

Актив Бизнес - автоматизация документооборота

skachat

После достижения предприятием определенного уровня, внедрение системы автоматизации документооборота становится одним из приоритетных направлений автоматизации. Поток документов, с которым работает организация, неуклонно растет, и его нужно как-то контролировать: «классические» бумажные журналы не только ненадежны, но и неэффективны, ведь, помимо собственно регистрации, руководству хочется контролировать исполнение резолюций, учитывать отчеты исполнителей, иметь возможность быстро найти нужный документ и связанные с ним (например, ответ на запрос).

Итак, от системы электронного документооборота (СЭД) типовой организации требуется:

  • Учет в системе всех типов документов, в том числе входящих, исходящих, внутренних и обращений граждан;
  • Возможность вынесения резолюций по документам и контроля их исполнения, регистрация отчетов исполнителя;
  • Согласование документа перед подписанием, рассылка документа на визу, контроль постановки виз;
  • Возможность связывания документов и быстрого поиска по ключевым элементам;
  • Контроль передачи бумажных версий документа.

ECM (Enterprise Content Management) – системы, то есть системы управления данными, предназначены для аккумуляции и хранения слабоструктурированной информации, включающей весь массив электронных данных предприятия. eDocLib, в качестве примера такой системы, является еще и платформенным решением, благодаря чему на нем можно реализовать используемую на предприятии бизнес-логику.

Прикладное решение Актив Бизнес разработано с учетом требований, предъявляемых к автоматизированной системе большинством российских предприятий малого и среднего бизнеса. Одно из основных требований – это, безусловно, дружелюбная для пользователя и, вместе с тем, функциональная СЭД. При этом очень важно, что система является одним целым и позволяет автоматизировать различные области деятельности компании с помощью одного продукта, «без швов».

Богатые функциональные возможности ECM-решения eDocLib: Актив Бизнес позволяют внедрить на предприятии полноценную систему автоматизированного документооборота, отвечающую всем указанным требованиям и обеспечивающую ряд других незаменимых для СЭД инструментов.

Базовой единицей хранения данных в eDocLib: Актив Бизнес является документ. Каждому документу, в зависимости от вида, ставится в соответствие регистрационная карточка (РК), с набором реквизитов, однозначно определяющих данный документ.

document

 

К каждой РК можно приложить неограниченное количество файлов любого формата, что позволяет в перспективе перейти полностью или частично на безбумажный документооборот. Документы в системе можно логически связывать друг с другом, настраивать параметры взаимодействия, бизнес-логику для реализации тех или иных принятых в организации бизнес-процессов работы с документами.

 data

Документы делятся на группы по логическому принципу, правам доступа или правилам номерообразования. Например, можно создать группы документов «Входящее письмо», «Исходящее письмо», «Договор поддержки», «Договор оказания услуг», «Приказ», «Приказ по кадрам по юр. лицу 1», «Приказ по кадрам по юр. лицу 2» и т.д. При этом, учитывая платформенность eDocLib, можно создавать неограниченное количество групп документов и для каждой группы задавать свой уникальный набор реквизитов. Например, для документов типа «Входящий счет» можно создать реквизиты «Сумма», «Оригинал получен» и т.д.

ish-pismo

На любой документ в eDocLib: Актив Бизнес можно наложить резолюцию, назначить исполнителей, указать для них сроки исполнения.

prava-dostupa

При этом исполнители, зайдя в систему, увидят (в личном кабинете) документ с резолюцией на исполнение, по которой в результате выполнения необходимых действий смогут написать отчет.

rezoluyciya

После того, как с отчетом ознакомится руководитель, наложивший резолюцию, он сможет по своему усмотрению установить фактическую дату исполнения, либо вынести новое поручение. На каждый документ можно наложить неограниченное число резолюций и других видов поручений, в том числе вложенные.

Группе документов может ставиться в соответствие печатная форма, что позволяет автоматически  генерировать бумажное представление документа, используя заполненные реквизиты РК (например, для создания исходящих писем, авансовых отчетов, доверенностей и т.д.).

document-pdf

К РК документа можно приложить любое количество файлов любого формата (например, сканированное изображение, распознанный документ или электронная версия подготовленного документа. Файлы поддерживаемых форматов (например, .doc, .xls, .ppt) можно редактировать, используя стандартный функционал Windows, «на лету», без необходимости копировать их на локальный компьютер пользователя.

 

Специально для документов, требующих согласования перед отправлением в работу (исходящих писем, договоров и т.д.) и при этом имеющих вероятность так и не быть запущенными, разработан специальный тип данных «проект документа». Используя его, можно согласовать документ с ответственными лицами до запуска его в работу, а уже после утверждения руководителем создать на основе проекта готовый документ, при этом реквизиты, заполненные в проекте, будут скопированы в новый документ.

na podpis

redakciya

Для повышения удобства работы с проектами документов (и не только) система поддерживает версионность: для  любого документа можно создать неограниченное число версий, при этом предыдущие версии (кроме последней) будут доступны только для чтения, а приложенные файлы будут скопированы. Таким образом можно отслеживать, например, историю изменения документов. Удобно использовать этот механизм для ведения обновляемых прайс-листов поставщиков и т.д.

istoriya

Закладка «Обсуждения», присутствующая на форме почти любого документа, используется для организации обсуждения различных моментов, связанных с этим документом, в формате интернет-форума: пользователи системы с соответствующими правами имеют возможность оставить текстовое сообщение или приложить файл. Эту возможность удобно использовать, например, для разработки исходящего письма группой сотрудников до того, как имеет смысл запускать его на визирование и т.д.

obsugdenie

Для системы управления документами очень важна возможность организации личного пространства пользователя с учетом основных выполняемых им задач. В eDocLib: Актив Бизнес для этой цели используются личные папки пользователя – аналог папок Windows, индивидуальная настройка которых позволяет максимально удобно организовать работу пользователя с необходимыми ему документами. Документы в личные папки можно помещать как вручную, так и автоматически, руководствуясь определенными критериями. С целью дополнительной сортировки и настройки отображения данных в личных папках используются фильтры; они позволяют вывести на экран только документы в папке, отвечающие определенным заданным критериям, выбрать реквизиты, которые будут отображаться в списке документов, а также настраивать цветовые фильтры. Этот вид фильтров используется для цветовой индикации документов по заданным признакам. Например, стандартные цветовые фильтры в Актив Бизнес используются для выделения поручений по статусу исполнения (исполненные поручения отображаются зеленым, просроченные – красным, а те, срок исполнения которых меньше двух дней – желтым цветом).

porucheniya

Что касается поиска документов, в eDocLib: Актив Бизнес можно создавать как общие (доступные всем пользователям) поисковые запросы (в конфигурации предустановлены запросы по основным типам документов), так и личные, учитывающие только необходимые пользователю данные (например, только письма по определенному контрагенту, счета с суммой больше определенной и т.д.). На основе данных от поисковых запросов можно организовать помещение найденных документов в личные папки либо оповещение о действиях с документами на электронную почту пользователя.

novye-documenty

Специальный тип данных «Документ мультимедиа» позволяет хранить в базе аудио-видео файлы, с возможностью просмотра непосредственно в карточке документа. Кроме того, в поле «Аннотация» любого документа можно вставить любое содержимое веб-страницы, в том числе, к примеру, бегущую строку или онлайн-информер. При этом эти данные будут автоматически обновляться, так можно настроить оповещение пользователей о курсах валют, котировках акций, прогнозе погоды и т.д.

dannye

media-faily

Такой важный аспект СЭД, как контроль бумажных версий документов, реализован в eDocLib: Актив Бизнес с помощью специальной секции «ЖПД» (Журнал передачи документа), присутствующей почти в каждой РК. В ней можно отмечать, кому и когда передан документ и при необходимости распечатывать квиток для получения подписи принявшего документ. Журнал передачи документа также можно распечатать для хранения в деле. Кстати, учитывая, что печатную форму можно приложить к любому поисковому запросу, становится элементарной задачей распечатка журналов входящей, исходящей корреспонденции, если в организации существует необходимость хранения бумажных версий таких документов.

zakladka

В целом, практика показывает, что после внедрения системы, большинство организаций переводят как минимум часть своего документооборота (особенно внутреннего) на безбумажный. Это значительно сокращает время и ресурсы работы с документами и заданиями.

Итак, использование eDocLib: Актив Бизнес позволяет полностью удовлетворить все потребности компании в СЭД. При этом «чистые» СЭД ориентированы в основном на государственные предприятия и обладают сильно избыточным функционалом для коммерческих (особенно небольших) компаний. Актив Бизнес является для таких компаний идеальным решением, потому что, помимо СЭД, позволяет «закрыть» еще целый ряд других автоматизационных проблем без необходимости налаживать взаимодействие между разными системами: с помощью Актив Бизнес работа  ведется в едином информационном поле.

Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер