Система Orphus
Рассылка
 Вы подписаны на
Новости  
Статьи и материалы  


Главная Продукты Система "eDocLib:Актив Бизнес" Актив Бизнес – учет договоров

Актив Бизнес - учет договоров

skachat

Современный бизнес полностью построен на договорных отношениях, фактически ни одно взаимодействие не обходится без той или иной формы договора. Очевидно, что договоры необходимо учитывать, контролировать их содержание, обеспечивать качественный учет и исполнение. При небольшом объеме договоров компания может обходиться «ручным», журнальным учетом и т.п., однако при достижении определенного количества договоров и усложнении процесса договорной работы вопрос об автоматизации ведения договоров встает весьма остро.

С автоматизацией финансовой стороны договорной деятельности (выписка счетов, накладных, контроль оплат и т.д.) неплохо справляются специализированные решения для автоматизации бухгалтерского учета (наиболее распространенный пример – это, конечно, 1С), без таких систем сегодня не обходится практически ни одно предприятие. Что же касается учета договоров как документов, контроля содержания и систематизации этапов исполнения договорных обязательств, здесь все не так гладко.

Универсальным решением, удовлетворяющим основные потребности представителей малого и среднего бизнеса в автоматизации, в т.ч. и договорной деятельности, явилось прикладное решение Актив Бизнес на базе ECM-системы eDocLib. С помощью eDocLib: Актив Бизнес решаются основные задачи, стоящие перед системой автоматизации договоров:

  • Учет договоров с возможностью разделения по типам договоров (поставки, аренды, подряда и т.д.), различной нумерации, формирования бумажных журналов.
  • Автоматизация процедуры согласования договора, возможность сохранения истории изменений.
  • Учет всех связанных с договором документов: актов, счетов, накладных, счетов-фактур.
  • Контроль возврата оригиналов документов.
  • Организация и контроль исполнения договорных обязательств с помощью системы управления заданиями.

eDocLib: Актив Бизнес, благодаря открытости структуры, можно настроить под нужды договорного делопроизводства любой организации: возможно создание неограниченного числа типов и форм договоров и доп. соглашений и реализация различной бизнес-логики взаимодействия между ними.

В Актив Бизнес реализована единая экранная форма для всех видов договоров с учетом основных данных по договору, подлежащих регистрации. Как и к любой другой карточке документа в eDocLib, к карточке договора можно приложить файл с текстом самого договора, сканированной копией его или любых других связанных с договором данных.

kartochka-dogovora

Специальной галочкой отмечается, находится ли в наличии оригинал договора (этот флажок присутствует во всех связанных с договором документах), существует возможность поиска документов по этому признаку.

poisk-dogovor

Благодаря присутствующей в Актив Бизнес системе согласования документов и возможности создания новых версий, реализуются гибкие возможности согласования текста договора, сбора виз и редактирования договора с учетом замечаний. Подробно об этом рассказывается в соответствующей статье.

С договором можно создавать связанные документы, при этом при создании связанного документа в него копируется часть реквизитов исходного документа. Это удобно, например, при создании доп. соглашений к договору.

Система позволяет организовать процесс исполнения договорных обязательств, назначить ответственных и проконтролировать исполнение ими процесса с помощью отчетов.

marshrut

При установленном в поручении «последовательном» маршруте, задание перейдет к следующему по списку исполнителю только тогда, когда о выполнении отчитается предыдущий исполнитель. Как и с любыми другими документами в Актив Бизнес, исполнитель может в свою очередь создать собственное поручение по данному договору и проконтролировать его исполнение. Таким образом, система учета договоров в Актив Бизнес полностью интегрирована с системой управления заданиями, что позволяет подробно проконтролировать ход исполнения договора, исключить задержки и «провисания», оценить эффективность работы сотрудников.

Акт, как правило, является обязательным документом, связанным с любым договором, поэтому в системе eDocLib: Актив Бизнес Акт можно создать только в связке с договором, но не отдельно.

akt

Так как Акт в каждой организации обычно имеет стандартную форму, существует возможность разработать соответствующую печатную форму и формировать Акт автоматически из соответствующей карточки нажатием одной кнопки.

Счета, накладные и счета-фактуры обычно изначально формируются в бухгалтерской системе, однако учет их именно в системе контроля договоров крайне важен. Существует два пути организации подобного учета: разработка системы автоматической интеграции бухгалтерской системы с eDocLib: Актив Бизнес либо ручная регистрация созданных в бухгалтерской системе документов. Первый способ связан с серьезными временными и финансовыми затратами на разработку соответствующего решения, кроме того, он не решает вопроса входящих финансовых документов, которые все равно придется вводить вручную, но безусловно при серьезном объеме финансовых документов можно задуматься о разработке такого решения.

oplata

Итак, в eDocLib: Актив Бизнес связанные с договором финансовые документы рассматриваются в первую очередь именно как документ, требующий учета и контроля исполнения. Регистрироваться они (за исключением входящих счетов) могут, так же, как и Акты, только в связке с договором. Также существует возможность выстроить связанную цепочку Счет – Накладная - Счет-фактура, либо использовать оба этих способа; конкретный метод реализации выбирается с учетом удобства для конечного пользователя.

nakladnaya

Для всех связанных с договором документов существует возможность просмотра содержимого документа прямо из регистрационной карточки, для этого создана закладка «Просм. файлов».

prosmotr

Функция «Личные папки» позволяет контролировать работу по договору в различных аспектах: как в ходе исполнения, так и, например, оплату счетов.

filtr

Реестр договоров в eDocLib: Актив Бизнес формируется с помощью специального поискового запроса. С любым поисковым запросом в системе можно связать печатную форму, что позволяет создавать неограниченное количество любых печатных журналов любого содержания, а также аналитические отчеты различного вида.

pechat

eDocLib: Актив Бизнес является в первую очередь комплексным решением по автоматизации функций малого и среднего бизнеса, поэтому в нем реализована тесная взаимосвязь между системами учета договоров и управления заданиями. Кроме того, еще более тесно договорной учет связан с CRM-составляющей: договор является конечным результатом цепочки продаж, и, как правило, его заключению предшествует серьезная преддоговорная работа. Некоторая автоматизация учета этой работы реализована в CRM-функциях Актив Бизнес.

В существующем виде система учета договоров в Актив Бизнес способна удовлетворить большинство потребностей заказчика в автоматизации данного аспекта деятельности.

Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер