Система Orphus
Рассылка
 Вы подписаны на
Новости  
Статьи и материалы  


Главная Продукты Система "eDocLib:Актив Бизнес" Актив Бизнес – управление заданиями

Актив Бизнес - управление заданиями

Любой руководитель хочет знать, чем в каждый момент времени занимаются его подчиненные, видеть наглядные результаты их труда, иметь возможность выдать подчиненному задание, убедиться, что он занят его выполнением и оценить результаты.

С введением в организации автоматизированной системы управления заданиями, руководители разных уровней получают в свое распоряжение наглядный механизм контроля и оценки работы сотрудников. Массу преимуществ при таком подходе получают и сами исполнители: поручения, выданные им руководителями, не забудутся, не затеряются, кроме того, по результатам и по ходу исполнения поручения они смогут разместить в системе отчеты, так что руководитель будет видеть реальную картину загруженности подчиненных и сможет соответствующим образом поощрить более успешных или иным образом простимулировать отстающих.

Прикладное ECM-решение eDocLib: Актив Бизнес представляет мощный механизм управления заданиями, позволяющий полностью автоматизировать работу руководителей и сотрудников в части исполнения поручений, организации совместной работы и получения прозрачных результатов.

Ключевой особенностью данного решения является то, что различные виды поручений можно давать как независимо, так и по конкретному документу – например, договору, письму или обращению гражданина.

Актив Бизнес является платформенным решением, что позволяет создавать в системе задачи различного вида с учетом особенностей деятельности компании.

zadacha

Среди основных видов поручений по зарегистрированным в системе документам можно выделить прежде всего резолюцию. Точно так же, как руководитель накладывает на бумажный документ резолюцию, указывает исполнителей  и (если требуется) сроки исполнения – те же действия воспроизводятся и в eDocLib: Актив Бизнес.

sroki

При этом документ вместе с поручением попадает в личные папки пользователей, являющихся исполнителями по данной резолюции (причем в системе отмечаются дата и время, когда пользователь впервые ознакомился с поручением). Эти пользователи, в свою очередь, тоже могут наложить на документ резолюцию, например, распределить выполнение задания между своими подчиненными (которые также увидят документ в своих личных папках). После фактического исполнения поручения (или установленного факта неудачи), пользователь пишет отчет исполнителя.

otchet

К отчету можно также приложить один или несколько файлов, например, с текстом подготовленного документа. Руководитель, ознакомившись с отчетом исполнителя, принимает решение и устанавливает статус резолюции «Исполнено» либо другой в зависимости от конкретного результата.

Этот принцип работает для большинства поручений, используемых в системе. Форма поручения или бизнес-процесс, связанный с ним, может отличаться, например поручение «на ознакомление» не требует отчета исполнителя, а только лишь фиксирует факт (и время) ознакомления.

oznakomlenie

Задача отличается от других видов поручений тем, что не требует обязательной привязки к документу: любой пользователь может поручить своему подчиненному (или себе, для напоминания) задачу, создав соответствующий документ и выбрав исполнителя. Задачи также могут быть связаны с любым документом системы (например, служебной запиской, договором и т.д.). Существует возможность установить на задачу напоминание, которое будет использовано в случае интеграции системы с Microsoft Outlook.

napominanie

Процесс визирования документа состоит в том, что документ по определенному маршруту посылается на согласование определенному кругу лиц, которые должны завизировать документ, то есть указать, согласны ли они с его формой и содержанием, и, если нет, внести предложения по усовершенствованию документа. Документ считается согласованным, когда все визирующие поставили на него визу «согласен».

Визирование документа в Актив Бизнес реализовано очень удобно. Существует возможность создать список визирующих вручную или формировать его автоматически при создании определенного вида документов (например, договора), и отправлять его визирующим двумя видами маршрутов: последовательным или параллельным.

poruchenie

При последовательном маршруте документ попадает к следующему визирующему только после того, как его завизирует предыдущий, при параллельном маршруте рассмотрение документа происходит одновременно всеми визирующими.

vizirovanie

После того, как документ завизирован всеми визирующими, можно отправлять его на подписание (используя соответствующее поручение) и, если речь идет, например, о проекте договора, создавать на основании него готовый согласованный договор.

Учитывая возможность создания версий, с использованием eDocLib: Актив Бизнес можно полностью автоматизировать процесс согласования большинства документов.

К другим видам задач относятся Встреча, Звонок, Напоминание и ряд других, более подробно рассматриваемых в CRM-аспекте eDocLib: Актив Бизнес.

Все поручения, отправленные отписанные пользователю или пользователем попадают соответственно в личные папки «Входящие» и «Исходящие». Благодаря системе фильтров и цветовому отображению можно удобно настроить вид поступающих поручений, отслеживать ход их исполнения и отчитываться по ним. Также пользователь может создать новые папки под отдельные виды поручений и настроить нужный ему вид отображения.

filtr

Утилита синхронизации с Microsoft Outlook выгружает из eDocLib: Актив Бизнес задачи (конкретный состав выгружаемых задач задается настройками системы), отметка об исполнении задачи в Outlook устанавливает соответствующий статус отчета в Актив Бизнесе. Кроме того, Outlook обладает богатыми возможностями синхронизации  с мобильными устройствами, в том числе смартфонами и планшетными компьютерами, что обеспечивает доступ сотрудников к поступающим им задачам даже в случае, например, нахождения их в командировке или удаленной работы.

Так как в системе фиксируются все поручения и отчеты по ним, руководитель с помощью системы отчетов сможет оценить загруженность сотрудников, количество выполненной каждым сотрудником работы, распределение нагрузки по отделам и т.д. – состав аналитики ограничен лишь фантазией руководителя.

Одним из основных преимуществ системы управления задачами на базе eDocLib: Актив Бизнес, следует считать то, что это не отдельный инструмент управления (какой реализован, например, в MS Outlook, а часть единой системы автоматизации бизнес-процессов предприятия, существующей в едином информационном пространстве и объединяющей основные задачи автоматизации, стоящие перед малым и средним бизнесом.

Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер