ТД Спасатель

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в ООО ТД «Спасатель», ООО «Кузбасский водный центр» и УК «Томь»

Заказчики: ООО ТД «Спасатель», ООО «Кузбасский водный центр» и УК «Томь»

Подрядчик: ООО «КC – Консалтинг»

Продукт: «ДЕЛО» (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 03/2017 – 04/2017

О заказчике

ООО ТД «Спасатель» - поставщик горноспасательного оборудования для различных отраслей промышленности (горнодобывающей, химической, металлургической).

ООО «Кузбасский водный центр» занимается финансированием строительства крупнейшего в регионе «Wellness центра».

УК «Томь» оказывает услуги в сфере управления недвижимостью.

Все фигуранты проекта принадлежат одному собственнику.

Особенности проекта

Проект является уникальным сразу по нескольким моментам:

  1. Была поставлена задача автоматизировать документооборот всех организаций в одной базе данных. При этом требовалось обеспечить каждой из компаний доступ только к собственным документам и исключить возможность доступа к документообороту других.
  2. Основная часть документов и бизнес-процессов, требующих реализации в СЭД, касались договорного документооборота и сопутствующей документации – переписки по ним, коммерческих предложений, счетов, актов, протоколов разногласий, дополнительных соглашений, и т.д. Традиционный управленческий документооборот – входящие и исходящие, поручения, ОРД, служебные записки и др. – также были заведены в систему, но не потребовали особой настройки бизнес-процессов, так как обеспечивались стандартным функционалом СЭД «ДЕЛО».
  3. Во всех организациях, кроме ТД «Спасатель», параллельно с внедрением СЭД документооборот фактически ставился «с нуля», так как регламентированных и устоявшихся процессов движения документов было немного.

Задачи проекта

Задачи проекта были общими для всех автоматизируемых организаций:

  • упорядочить документопотоки;
  • автоматизировать документооборот;
  • дисциплинировать исполнителей через контроль поручений;
  • обеспечить контроль пунктов протоколов;
  • реализовать в СЭД уведомления сотрудников о сроках подлежащих исполнению документов и поручений;
  • автоматизировать согласование договоров;
  • обеспечить возможность оперативного поиска документов.

Ход проекта

Заказчик приобрел лицензии на СЭД «ДЕЛО» (сервер и клиентские рабочие места), а также на подсистему «ДЕЛО-Web». Кроме этого, была закуплена опция «Сканирование» (3 лицензии), подсистема «Управление процессами» и приложение «Мониторинг документов» (разработка компании «КС-Консалтинг» для оперативного уведомления пользователей о событиях в СЭД).

В ходе проекта для каждой из организаций в СЭД «ДЕЛО» создана отдельная картотека. Для каждой картотеки заведены свои группы документов. Разделение картотек обеспечивает разграничение доступа: сотрудники видят только собственный документооборот и не видят документы других организаций, хотя база данных общая.

Для регистрации различных видов документов во всех компаниях-фигурантах проекта применяется смешанная система. Документы входящие, которые приходят по почте в бумажном виде, регистрирует помощник Генерального директора. Документы, которые приходят по электронной почте, может регистрировать исполнитель/менеджер.

Документы, требующие согласования, вносятся в систему как проект – РКПД (регистрационная карточка проекта документа). Документы, не требующие согласования, регистрируются в системе как РК (регистрационная карточка документа) со скан-образом подписанного документа.

В части договорного документооборота все сопутствующие процессу подготовки, согласования, подписания и исполнения договоров документы регистрируются с указанием в СЭД связки к тому договору, которого они касаются. Контроль исполнения заключенных (действующих) договоров также реализован средствами системы «ДЕЛО».

Разграничение доступа в СЭД к отдельным группам документов

В ТД «Спасатель» несколько групп документов (входящие, исходящие письма, договоры, акты, дополнительные соглашения, и ряд других) имеют персонифицированный доступ. Эти документы видят только те сотрудники, которые указаны в РК. Таким образом, менеджеры видят только те документы, которые они создали либо где они указаны как исполнители. В других организациях-участниках проекта такие ограничения не установлены.

Итоги проекта

В целом все задачи, поставленные заказчикам, были успешно реализованы в СЭД «ДЕЛО». На завершающей стадии проекта все пользователи системы прошли групповое обучение. Сейчас система работает в обычном режиме, авторский надзор не выявил каких-либо проблем в ее функционировании.