В сентябре 2023 года компания «ЭОС» (Электронные Офисные Системы) выпустила новую версию системы «Архивное Дело» 7.0 на импортонезависимой «ЭОС Платформе».
В этой статье рассмотрим преимущества новой версии и подробнее расскажем о новых функциях, которые теперь доступны архивным работникам, делопроизводителям и пользователям системы с ролью «Читатель».
Новые возможности в «Архивном Деле» 7.0:
- запросы на выдачу документов;
- выдача из архива цифровых подлинников;
- уничтожение электронных документов;
- протоколирование действий пользователей;
- сохранение настроек таблиц;
- визуальный контроль поточного сканирования;
- групповые операции с делами;
- права на ветки справочника «Статьи хранения»;
- разделение функций архивного работника и системного технолога.
Запросы на выдачу документов
Для автоматизации процесса использования архивных материалов в системе появилась новая функция – «Запросы».
Запросы могут быть оформлены для получения:
- подлинников архивных документов (бумажных);
- электронных копий (сканов) архивных документов;
- заверенных копий архивных документов;
- электронных документов.
Оформление запроса на выдачу доступно пользователям читального зала, делопроизводителям и архивным работникам.
Предусмотрена возможность создавать текстовое описание запроса и прикреплять к нему архивные регистрационные карточки дел и документов (если нужна конкретная копия или доступ к файлам).
Выдача из архива цифровых подлинников
Для использования хранящихся в архиве подлинников электронных документов в версию 7.0 введена отдельная функция для их выдачи. Она осуществляется через «Запросы» и доступна при наличии опции «Архив электронных подлинников».
Выдача электронных документов представляет собой формирование пакета (zip-контейнера) и его подписание электронной подписью.
Пакет содержит:
- паспорт контейнера выдачи;
- описание документа;
- метаданные и файлы документа;
- специальные файлы, которые были переданы вместе с документом в архив;
- электронную подпись ответственного лица, осуществившего выдачу.
Все выданные контейнеры учитываются в специальном реестре системы, а действия по выдаче протоколируются.
Уничтожение электронных документов
В «Архивном деле» 7.0 реализована процедура уничтожения электронных документов, срок хранения которых закончился. Кроме прекращения возможности физического доступа к таким материалам, этот процесс в системе оформляется через проведение экспертизы ЭПК и подготовку акта о выделении документов к уничтожению.
Поточное сканирование
В новой версии появился визуальный контроль поточного сканирования. С его помощью можно просматривать и дополнительно обрабатывать результат сканирования. Перечень доступных форматов файлов, в которых можно сохранять сканы, значительно расширен.
Протоколирование операций
В системе появились новые возможности для обеспечения безопасной работы. Функция протоколирование предназначена для сбора информации об операциях, которые совершают пользователи. Протокол доступен пользователям с ролью Архивный работник при наличии прав «Системный технолог» и «Ведение пользователей».
Протокол представлен в виде таблицы и содержит следующие графы:
- Дата и время – дата и время совершения операции;
- Тип объекта – место совершения операции;
- ID объекта – идентификатор объекта;
- Операция – наименование операции;
- Пользователь – ФИО пользователя.
Заголовки граф таблицы являются кнопками сортировки. Протокол можно сохранить в файл и распечатать.
Сохранение настроек таблиц
Настройки таблиц позволяют пользователю выбрать параметры отображения таблиц в системе: количество колонок, их порядок, заголовки колонок, количество отображаемых строк в таблицах и прочее. Теперь каждый пользователь системы может настроить интерфейс под себя и сделать работу в «Архивном Деле» более удобной.
Групповые операции с делами
Пользователям с правами Архивного работника добавлены новые групповые операции:
- включить дела в акт о выбытии;
- включить дела в сводную опись;
- создать акт о выбытии;
- создать сводную опись.
Возможность выполнять такие операции сразу с несколькими документами значительно упрощает работу работника архива и экономит его рабочее время при большом объеме документов в организации.
Права на ветки справочника «Статьи хранения»
Статьи хранения – это справочник с перечнем статей хранения, по которым определяются сроки хранения дел. Доступ к справочнику «Статьи хранения» может быть запрещен, разрешен и разрешен выборочно для редактирования статей хранения. Архивный работник сможет редактировать только доступные ему перечни статей хранения.
Разделение функций архивного работника и системного технолога
В новой версии системы появилась возможность администрирования назначенных справочников. Таким образом администрированием системы, редактированием справочников может заниматься отдельный сотрудник (системный технолог), а не архивный работник.
Таким образом, новая версия системы «Архивное Дело» стала более удобной для пользователей:
- обновленный интерфейс позволяет создать уникальные пользовательские настройки и сохранить их;
- запросы на выдачу документов из архива создаются и обрабатываются через систему;
- групповые операции с документами и делами сокращают трудозатраты работников архива;
- ведение протоколов действий пользователей и более гибкий подход к настройке прав позволяют повысить безопасность работы;
- реализована процедура уничтожения архивных документов с истекшим сроком хранения.
Система «Архивное дело» 7.0 является веб-приложением, развернутом на импортонезависимой «ЭОС Платформе» и полностью готова к работе с отечественными ОС, СУБД, офисными пакетами.
Хотите обновить «Архивное Дело» в вашей организации или приобрести новую версию? Заполните форму ниже или напишите нам на Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра., чтобы узнать подробности.
