Система Orphus
Рассылка
 Вы подписаны на
Новости  
Статьи и материалы  


Главная Все новости Крупное сельскохозяйственное предприятие Алтайского края автоматизировало работу с документами на базе СЭД «ДЕЛО»

Крупное сельскохозяйственное предприятие Алтайского края автоматизировало работу с документами на базе СЭД «ДЕЛО»

sfgseg big

В начале весны 2018 г., специалисты ООО «Агро-Сибирь» работают в автоматизированной информационной системе «ДЕЛО». Все работы по внедрению СЭД осуществила барнаульская компания «КС-Консалтинг».

ООО «Агро-Сибирь» - современное сельскохозяйственное предприятие Алтайского края, основанное в 2004 году. Компания занимается производством и реализацией продукции растениеводства и животноводства (молоко). В хозяйстве насчитывается свыше 1300 коров, объем производства молока в годовом выражении составляет более 9000 тонн.

В компании уделяется должное внимание в равной мере и технологиям и условиям производства. Так в 2015 г. было построено новое, современное помещение для содержания 400 молодых коров. Такой подход к бизнесу позволяет увеличивать из года в год объемы производства молока, и делает предприятие одним из самых крупных в регионе. А в 2016 году "Агро-Сибирь" вошло в десятку лучших хозяйств Алтайского края по продуктивности коров за 8 месяцев.

 

Актуальность и задачи проекта.

До автоматизации документооборота в ООО «Агро-Сибирь», регистрация документов велась в традиционной бумажной форме в специальных журналах. Документы централизовано регистрировались приемной, затем бумажные экземпляры передавались для работы в соответствующие отделы. Контроль задач директора велся в почтовом клиенте MS Outlook.

Основной документопоток организации составляют бухгалтерские документы. В отделе бухгалтерии компании каждый специалист работает только со своей частью договоров, что накладывает определенные сложности на процесс отслеживания поступления и исполнения документов. Этот факт продиктовал необходимость приобретения системы электронного документооборота «ДЕЛО», способного сделать прозрачным учет документов и работу с ними.

Помимо регистрации документов в электронном виде, от нового программного продукта ожидалось также и дальнейшее движение образа документа, его исполнение, осуществление контрольных функций и возможность реализации других делопроизводственных операций в электронной среде. Более того, с каждым годом все больше назревала потребность перехода на безбумажный документооборот, и одним из главных требований к СЭД стало наличие механизмов реализации юридически значимого электронного документооборота.

Задачи, которые стояли перед новым программным продуктом:

  • Автоматизация регистрации основных групп документов и прикрепление к формам учета электронных образов;
  • Отслеживание поступления в организацию оригиналов договоров;
  • Своевременная подготовка бухгалтерских отчетов, посредством использования функций создания и контроля исполнения задач в СЭД;
  • Ведение в СЭД данных о переписке по документам, с помощью создания связок между документами.

 

Внедрение СЭД. Особенности реализации проекта.

Работы по внедрению системы «ДЕЛО» стартовали в феврале 2018 года. В рамках проекта было закуплено 5 рабочих мест системы ДЕЛО и дополнительные опции. Проект предусматривал анализ и обследование бизнес процессов, установку и настройку СЭД в соответствии со спецификой документооборота компании, а также подготовку пользователей.

После анализа действующего документооборота, специалисты «КС-Консалтинг» настроили СЭД в соответствии с полученными в ходе обследования результатами. На данном этапе были учтены пожелания каждого пользователя по индивидуальным настройкам работы в системе.

Постоянными пользователями СЭД стали: секретарь («ДЕЛО»), директор и главный бухгалтер фирмы («ДЕЛО-Web»). Для удобства отслеживания и контроля сроков исполнения поручений главным бухгалтером и директором компании, были закуплены лицензии приложения «Мониторинг документов» - собственной разработки компании «КС-Консалтинг». Данное приложение предназначено для уведомления пользователей СЭД о поступлении новых документов, изменении их статуса, приближении контрольных сроков исполнения поручений и д.р (Подробнее…). На рабочее место секретаря был установлен полнофункциональный rich-клиент системы электронного документооборота ДЕЛО, а также дополнительная опция «Сканирование».

В силу специфичной фермерской деятельности предприятия, многие сотрудники значатся не частыми фигурантами в документообороте организации. Специально для таких участников была закуплена конкурентная лицензия подсистемы ДЕЛО-Web, которая предоставляет возможность пользователям работать по очереди, не переплачивая при этом за дополнительные лицензии СЭД.

Взаимодействие специалистов компании в СЭД ДЕЛО сегодня выглядит следующим образом: поступившие договоры регистрируются секретарем в приемной и пересылаются в СЭД главному бухгалтеру, которая, в свою очередь, распределяет документы по своим подчиненным. Для каждого бухгалтера в СЭД заведен личный кабинет, где он может найти курируемые договоры и отследить поступление оригиналов. В других отделах у каждого сотрудника также имеется свой кабинет, куда преимущественно поступают задачи от директора.

Ознакомиться с проектом внедрения можно по ссылке

Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер